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Fortlaufende Rechnungsnummer: Das müssen Sie beachten, sonst kann es teuer werden
Die Rechnungsnummer gehört zu den Pflichtangaben auf Rechnungen – zumindest auf solchen ab 150 Euro netto. Denn Kleinbetragsrechnungen und Quittungen müssen nicht durchnummeriert sein. Rechnungen über höhere Beträge dagegen müssen fortlaufende Nummern ausweisen. Dabei kommt es dem Finanzamt darauf an, dass keine Rechnungsnummern doppelt vergeben oder übersprungen werden.
Beides sehen Steuerprüfer als Hinweise auf nicht versteuerte Umsätze. Bei häufigen Auslassungen und doppelt vergebenen Rechnungsnummer kann es deshalb schnell passieren, dass der Prüfer den gemeldeten Umsatz mal eben verdoppelt und auf Basis dieser Schätzung hohe Nachzahlungen fällig werden. (Deshalb dürfen Sie auch stornierte Rechnungen nicht einfach zerreissen und wegwerfen, sondern müssen eine Stornorechnung erstellen – wiederum mit fortlaufender Rechnungsnummer.)
Fortlaufende Rechnungsnummern haben jedoch den Nachteil, dass Kunden und vor allem Wettbewerber aus ihnen unmittelbar auf die Zahl Ihrer Aufträge bzw. gestellten Rechnungen schließen können. Außerdem vertut man sich beim Hantieren mit größeren Zahlen schnell einmal und vergibt womöglich doch eine Nummer doppelt.
Fortlaufende Rechnungsnummer vergeben ohne die Auftragslage zu verraten
Deshalb empfehlen wir, die Rechnungsnummer mit dem Datum der Rechnungsstellung zu kombinieren, also z.B.
- 151112-1
- 151112-2
- 151112-3
- 151112-4
Denn als fortlaufend gilt die Rechnungsnummer schon dann, wenn sie innerhalb eines Tages fortlaufend ist. Am nächsten Tag beginnen Sie dann wieder neu: 151113-1. Natürlich können Sie den Bindestrich auch durch einen Punkt ersetzen – oder ihn ganz weglassen, sofern Sie ohnehin nie mehr als neun Rechnungen pro Tag stellen. Und wenn Sie nur ganz wenige Rechnungen schreiben genügt es vielleicht auch, den Zyklus monatlich neu zu beginnen, also z.B. 1511-1 zu schreiben.
Theoretisch könnten Sie die Jahreszahl auch ausschreiben und ggf. noch ein Kürzel einfügen, z.B. GZ-20151113-01. Sie sehen aber schon: Die Rechnungsnummer wird dann sehr lang, es kommt unweigerlich zu Zahlendrehern und auch bei der Suche nach der richtigen Rechnung in ihren Unterlagen kommen Sie leicht durcheinander. Halten Sie die Rechnungsnummer deshalb so kurz wie möglich, ohne dabei auf die Jahreszahl zu verzichten. Ihren Kunden, die die Rechnungsnummer bei Überweisungen angeben, spart es ebenfalls Mühe.
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Kommentare
Antwort:
Ja, da geht einiges durcheinander. So lange die Rechnung, die Sie erhalten korrekt ist, sollten Sie aber nicht betroffen sein.
Antwort:
Der Einwand erscheint mir auch plausibel, aber ich habe bisher noch von keinem Fall gehört, wo das vom Steuerprüfer in Zweifel gezogen wurde - was nicht heißt, dass es nicht solche Fälle gibt... Dann kommen aber bestimmt weitere Indizien hinzu, die zu Zweifeln an der Vollständigkeit der Buchhaltung führen.
Antwort:
Hallo Götz, ich hatte letzte Woche ein Treffen mit mehreren Buchhaltungsexperten. Dort hatte man mir von genau einem solchen Fall berichtet. Es ist ja beruhigend, wenn der Prüfer damit im Endeffekt laut Deiner Beschreibung nicht durchkommt. Allerdings sollte man sich einen solchen, äußerst unangenehmen Streit ersparen und - da sind wir uns sicher einig - schauen, dass man die Rechnungsnummern im Griff hat.
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