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Presse-Tipp: Das gehört in die Pressemappe


(gruendungszuschuss.de) Was genau ist eigentlich eine Pressemappe? Sie bündelt Ihre Pressemitteilungen sowie weitere wichtige Informationen über Ihr Unternehmen für Journalisten. Selbst wenn Sie nicht planen, demnächst ein Pressegespräch oder ein Presse-Event zu veranstalten, ist eine Pressemappe nützlich. Wenn zum Beispiel ein Journalist bei Ihnen anruft und Informationen über Ihr Unternehmen haben möchte, können Sie ihm die Mappe direkt zukommen lassen.

Es genügt völlig, wenn Sie hierfür durchsichtige oder farbige Mappen oder Klemmhefter verwenden. Sehr beliebt sind verschließbare Mappen, die etwas größer als die DIN-A4-Blätter sein sollten, die eingelegt werden. Aufwändigere Mappen haben sogar einen extra Einschub für Visitenkarten. Achten Sie außerdem darauf, dass auf der Vorderseite oder auf einer der Umschlagseiten die Kennzeichnung „Pressemappe“ sowie ein gestempeltes oder aufgeklebtes Logo sichtbar sind. Alle Unterlagen sollten gleich layoutet und einseitig bedruckt sein. Lassen Sie am Rand Platz, damit der Empfänger Notizen eintragen kann. Die Schriftgröße sollte mindestens zwölf Punkt und der Zeilenabstand anderthalbfach sein. Hilfreich ist es, wenn auf jedem einzelnen Blatt Ihr Name, der Name Ihrer Institution oder Ihr Logo zu sehen ist. Journalisten erhalten Unmengen von Papier. Falls ihnen mal etwas durch einander kommt, können sie ihre Unterlagen sofort wieder richtig zuordnen.

Wichtig ist auch die Frage, welche Inhalte Sie präsentieren möchten. Folgende Module eignen sich als Bestandteile Ihrer Pressemappe:

a) Legen Sie eine kurze Übersicht ein, welche Materialien sich in der Mappe befinden.
b) In die Mappe gehört auch die Einladung, die Sie an die Medien verschickt haben. Vielleicht haben Sie zu einem Presse-Event oder -Gespräch eingeladen, vielleicht zu einem Tag der offenen Tür. Sagen Sie den Journalisten noch einmal, um welchen Anlass es geht. Manch ein Pressevertreter erfährt erst kurz vorher von dem Termin, kommt außer Atem bei Ihnen an – und ist froh, sich anhand der Einladung und der weiteren Texte, die er vor Ort in der Pressemappe findet, orientieren zu können.
c) Zentral ist natürlich Ihre Pressemitteilung, die Antworten auf die sechs W-Fragen gibt. Auch wenn Sie sie bereits vorab verschickt haben, sollten Sie sie nochmals in die Mappe einlegen. So kann jeder vor Ort schnell nachlesen, worum es geht.
d) Denken Sie an die Fotos (oder eine Liste möglicher Fotomotive): Das können zum Beispiel Bilder zum Presse-Event oder -Gespräch sein. Außer einem druckfähigen Foto von Ihrem Unternehmen oder einer typischen Situation im Berufsalltag sollte stets ein Profifoto von Ihnen selbst in guter Auflösung beiliegen.
e) Zudem gehört in die Mappe eine Liste mit Namen und Adressen möglicher Interviewpartner: Nennen Sie unbedingt Vor- und Nachnamen, Titel, Arbeitsbereich und die Funktion im Unternehmen/in der Organisation. Vergessen Sie nicht, die Adresse, Telefon- und Faxnummer, E-Mail- sowie Internetadresse anzugeben.
f) Legen Sie ein Blatt mit Statements der Gesprächspartner bei: Damit die Journalisten direkt hieraus zitieren können, sollten die Statements als direkte Rede gekennzeichnet und mit Vor- und Nachnamen der Sprecher versehen sein.
g) Auf keinen Fall fehlen sollte ein Factsheet mit allen wichtigen Zahlen, Daten und Fakten zum Unternehmen. Falls Sie Grafiken und Tabellen verwenden, die Sie nicht selbst erstellt haben, sollten Sie vorab klären, ob ein Abdruck aus urheberrechtlichen Gründen überhaupt erlaubt ist.
h) Stellen Sie, wenn möglich, Ihren Flyer oder Ihre Imagebroschüren – oder die Ihrer Partner – zur Verfügung.
i) Eventuell können Sie ein Unternehmensportrait, einen Jahresrückblick oder Ähnliches einfügen.
j) Wenn schon über Sie und Ihr Unternehmen berichtet wurde, legen Sie einen Pressespiegel über die bereits erfolgte Berichterstattung ein – wenn Sie sich vorher das Okay von der Redaktion dafür geholt haben.
k) Bieten Sie den Medien ein Kurzinterview mit sich selbst an. Zum Beispiel: „Drei Fragen an Herrn/Frau xy.“ Manche Redaktionen werden es übernehmen, andere werden darin den Anlass für ein „echtes“ Interview mit Ihnen sehen – oder Sie daraus zitieren.
l) Möglich sind auch Antwortformulare, die Sie in die Pressemappe einlegen können. Damit können sich die Journalisten für Ihren Presseverteiler oder Newsletter anmelden.
m) Zu guter Letzt darf Ihre Visitenkarte nicht in der Pressemappe fehlen.

Weitere Tipps auf dem Weg zur erfolgreichen Veröffentlichung erhalten Sie in unserem Seminar “Effektive Pressearbeit für Gründer und Selbständige”.

Verfasst von gruendungszuschuss.de-Redaktion am 21.08.2011 11:10
http://www.gruendungszuschuss.de/?id=142&showblog=3064

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