"Pressearbeits-Mappe": Leseprobe

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III. Was macht eine gute Pressemappe aus?

Eine Pressemappe bündelt Ihre Pressemitteilungen sowie weitere wichtige Informationen über Ihr Unternehmen für Journalisten. Selbst wenn Sie nicht planen, demnächst ein Pressegespräch oder einen Presse-Event zu veranstalten, ist es nützlich, eine Pressemappe zusammenzustellen, um sie bei Bedarf griffbereit zu haben. Wenn zum Beispiel ein Journalist bei Ihnen anruft und Informationen über Ihr Unternehmen haben möchte, können Sie ihm die Mappe direkt zukommen lassen. Überlegen Sie genau, welche Inhalte Sie in der Pressemappe präsentieren möchten. Günstig ist es, sich zunächst einmal eine Basismappe zusammenzustellen, die je nach Bedarf um weitere Module erweitert werden kann. Überfrachten Sie daher die Mappe nicht, sondern statten Sie sie mit ganz grundlegenden Informationen aus. Die Basispressemappe können Sie übrigens auch Kunden oder potenziellen Geschäftspartnern weitergeben, um sie über das eigene Geschäft zu informieren. Für Journalisten fügen Sie die nötigen Medieninfos ein.

Sie ist bunt, dick, teuer und erstrahlt in Hochglanz – so stellen sich viele Gründer und auch Nichtgründer eine Pressemappe vor. Tatsächlich gibt es diese Variante, sie wird aber meist von großen Firmen verwendet, die sich die Ausgaben dafür leisten können oder wollen. Oder die eine Agentur beauftragen, die dann die Arbeit übernimmt. Für Sie als Unternehmer mit kleiner Gründung genügt es völlig, wenn Sie durchsichtige oder farbige Mappen oder Klemmhefter aus Karton oder Plastik verwenden. Sehr beliebt sind verschließbare Mappen, in die Pressemitteilungen, Factsheet, weitere Texte, Flyer und die Visitenkarte eingelegt werden können.

Achten Sie darauf, dass auf der Vorderseite oder auf einer der Umschlagseiten die Kennzeichnung „Pressemappe“ sowie ein gestempeltes oder aufgeklebtes Logo/Signet sichtbar sind. Alle Unterlagen sollten gleich layoutet und einseitig bedruckt sein. Lassen Sie am Rand Platz, damit der Empfänger Notizen eintragen kann. Die Schriftgröße sollte mindestens zwölf Punkt und der Zeilenabstand anderthalbfach sein. Hilfreich ist es, wenn auf jedem einzelnen Blatt Ihr Name, der Name Ihrer Institution oder Ihr Logo zu sehen ist.

Eine reale Pressemappe hat im Vergleich zur virtuellen den Vorteil, dass der Adressat sie in den Händen hält und sofort nutzen kann. Schauen Sie Journalisten bei der Arbeit doch einmal über die Schulter: Viele blättern die Mappe sofort durch und zücken ihren Stift oder einen Leuchtmarker, um die wichtigsten Informationen gleich zu kennzeichnen. Dabei überlegen sie sich erste Fragen an ihre Gesprächspartner, in diesem Fall an Sie!

Meistens werden Pressemappen bei einem persönlichen Kontakt übergeben, manchmal fordern Medienleute sie vorab an, um sich in Ruhe einen ersten Überblick über ein Unternehmen verschaffen zu können. In keinem Fall besteht eine Verpflichtung auf Seiten des Journalisten, dass er tatsächlich etwas über Sie und Ihr Unternehmen veröffentlicht.

Die Inhalte einer Pressemappe

Die folgenden Module eignen sich als Bestandteile Ihrer Pressemappe:

1. Legen Sie eine kurze Übersicht ein, welche Materialien sich in der Mappe befinden.

2. In die Mappe gehört auch die Einladung, die Sie an die Medien verschickt haben. Vielleicht haben Sie zu einem Presse-Event oder -gespräch eingeladen, vielleicht zu einem Tag der offenen Tür. Sagen Sie den Journalisten noch einmal, um welchen Anlass es geht. Manch ein Pressevertreter erfährt erst kurz vorher von dem Termin, kommt außer Atem bei Ihnen an – und ist froh, sich anhand der Einladung und der weiteren Texte, die er vor Ort in der Pressemappe findet, orientieren zu können.

3. Zentral ist natürlich Ihre Pressemitteilung, die Antworten auf die sechs W-Fragen gibt. Auch wenn Sie sie bereits vorab verschickt haben, sollten Sie sie nochmals in die Mappe einlegen. So kann jeder vor Ort schnell nachlesen, worum es geht.

4. Denken Sie an die Fotos (oder eine Liste möglicher Fotomotive): Das können zum Beispiel Bilder zum Presse-Event oder -gespräch sein. Außer einem druckfähigen Foto von Ihrem Unternehmen oder einer typischen Situation im Berufsalltag sollte stets ein Profifoto von Ihnen selbst in guter Auflösung beiliegen.

5. Zudem gehört in die Mappe eine Liste mit Namen und Adressen möglicher Interviewpartner: Nennen Sie unbedingt Vor- und Nachnamen, Titel, Arbeitsbereich und die Funktion im Unternehmen/in der Organisation. Vergessen Sie nicht, die Adresse, Telefon- und Faxnummer, E-Mail- sowie Internetadresse anzugeben.

6. Legen Sie ein Blatt mit Statements der Gesprächspartner bei: Damit die Journalisten direkt hieraus zitieren können, sollten die Statements als direkte Rede gekennzeichnet und mit Vor- und Nachnamen der Sprecher versehen sein.

7. Auf keinen Fall fehlen sollte ein Factsheet mit allen wichtigen Zahlen, Daten und Fakten zum Unternehmen. Falls Sie Grafiken und Tabellen verwenden, die Sie nicht selbst erstellt haben, sollten Sie vorab klären, ob ein Abdruck aus urheberrechtlichen Gründen überhaupt erlaubt ist oder ob Sie eine Genehmigung einholen müssen.

8. Stellen Sie wenn möglich Ihren Flyer oder Ihre Imagebroschüren – oder die Ihrer Partner – zur Verfügung.

9. Eventuell können Sie ein Unternehmensportrait, einen Jahresrückblick oder Ähnliches einfügen.

10. Wenn schon über Sie und Ihr Unternehmen berichtet wurde, legen Sie einen Pressespiegel über die bereits erfolgte Berichterstattung ein.

11. Bieten Sie den Medien ein Kurzinterview mit sich selbst an. Zum Beispiel: „Drei Fragen an Herrn/Frau xy.“ Manche Redaktionen werden es übernehmen, andere werden darin den Anlass für ein „echtes“ Interviewmit Ihnen sehen – oder Sie daraus zitieren.

12. Möglich sind auch Antwortformulare, die Sie in die Pressemappe einlegen können. Damit können sich die Journalisten für Ihren Presseverteiler oder Newsletter anmelden.

13. Zu guter Letzt darf Ihre Visitenkarte nicht in der Pressemappe fehlen.

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