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Buchhaltungs-Tipp: Richtiger Umgang mit regelmäßigen Zahlungen


Regelmäßig zu zahlende, höhere Beträge werden Sie typischerweise per Dauerauftrag überweisen, z.B. Miete, Gehälter, Raten- und Abschlagszahlungen etc. Dabei kann es schon mal vorkommen, dass man Betragsänderungen übersieht oder zum Ende hin eine Rate zu viel überweist. Hat man jetzt 24 Raten bezahlt oder doch schon 25?

Zum fehlenden Überblick trägt bei, dass der Vertragsbeginn oft schon Jahre zurückliegt und erste Zahlungen nicht selten außer der Reihe erfolgt sind, Überweisungen am Monatsende aufgrund von Wochenenden und Feiertagen in den nächsten Monat rutschen und der Verwendungszweck „Gehalt“ oder „Miete“ wenig aufschlussreich gewählt ist.

Gerade bei Daueraufträgen, bei denen es nur einen Vertrag und keine Einzelbelege gibt und der Verwendungsweck jeden Monat gleich lautet, sollten Sie die zur Verfügung stehenden 140 Zeichen deshalb gut nutzen und aussagekräftig formulieren.

Verwendungszweck mit Rechnungsnummer, Umsatzsteursatz und Zeitraum

Geben Sie die Rechnungsnummer des Vertrags an, auf den sich die Zahlung bezieht, also z.B. „Miete Büro RE12345“. (Hilfreich kann es auch sein, im Verwendungszweck anzugeben, ob die Zahlung Umsatzsteuer enthält oder nicht, also z.B. „19USt“) V-

Verträge, die eine regelmäßige Zahlungspflicht auslösen und den Versand einzelner Rechnungen überflüssig machen, müssen dieselben Pflichtangaben wie andere Rechnungen enthalten, also u.a. eine Rechnungsnummer, den Umsatzsteuersatz (bei Zahlungen über 150 Euro auch der Umsatzsteuerbetrag) bzw. der Befreiungstatbestand, die Umsatzsteuer-ID usw.

Oft ist es sinnvoll, den Zeitraum anzugeben, auf den sich der Dauerauftrag bezieht. Wenn Sie z.B. 24 Raten zu zahlen haben, dann ergänzen Sie im Verwendungszweck „16.05-18.04“ für eine Zahlung die im Mai 2016 beginnt. Am besten befristen Sie den Dauerauftrag entsprechend, dann müssen Sie nur im Falle einer Vertragsverlängerung aktiv werden.

Zum Start werden Zahlungen oft außer der Reihe überwiesen, z.B. die erste Miete kurz nach dem Einzug. Geben Sie auch bei solchen Einzelüberweisungen immer den Leistungszeitraum an, also z.B. „16.05“.

Wählen Sie bei Zahlungen, die typischerweise am Monatsende erfolgen (z.B. Gehalt), nicht den 30. oder 31. als Zahltag, sondern den 27. oder 28. – Dann wird die Überweisung in den allermeisten Fällen noch im gleichen Monat ausgeführt und ist somit leichter zuzuordnen.

Regelmäßige Zahlungen und Kontodeckung monatlich kontrollieren

Wenn Sie viele regelmäßige Zahlungen haben, die auch mal in der Höhe variieren (z.B. bei Gehaltszahlungen), kann es sinnvoll sein, sich einen wiederkehrenden Termin kurz vor Monatsende in den Kalender einzutragen. Sie können dann z.B. anhand der Gehaltszettel prüfen, ob ihre Daueraufträge noch stimmen. Sinnvoll ist auch ein Blick in Ihre Liste mit Kündigungsterminen von Verträgen. Sofern Sie über eine solche verfügen, können Sie hier auch absehbare Mieterhöhungen und ähnliche Ereignisse eintragen.

Nutzen Sie den Termin auch zur Prüfung der Kontodeckung: Reicht der Kontostand abzüglich regelmäßiger Auszahlungen aus oder müssen Sie eine Privateinlage tätigen? Gerade zum Monatswechsel gerät das Konto sonst leicht mal in die Miesen.

Wenn Sie selbst regelmäßige (Unter-)Mietzahlungen, Provisionen, Ratenzahlungen usw. erwarten, sollten Sie auch für diese erwarteten Zahlungen eine Liste anlegen, die Sie bei dieser Gelegenheit monatlich prüfen, um säumige Zahler zu erinnern.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen, dann gehen Sie die regelmäßigen Zahlungen spätestens am Jahresende durch und ergänzen Sie ggf. den Leistungsmonat oder das Quartal, auf den sich die Zahlungen beziehen.

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Verfasst von Andreas Lutz am 09.05.2016 12:51
http://www.gruendungszuschuss.de/?id=15&showblog=3573

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