1/2011 (versendet am 12.01.2011)

News2Use, 1/2011: Vier Tipps zum besseren E-Mailen, 7 Prozent mehr Gründungen in 2010, Abschaffung der XING-Standardtexte

"News & Ideen für Ihren Erfolg vor und nach der Gründung"

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Liebe Leserin, lieber Leser,

wie Sie per E-Mail Ihre Geschäftsbeziehung verbessern, zeigen wir mit vier wissenschaftlich fundierten Tipps in dieser Ausgabe unseres Newsletters. Sie erfahren, wie Sie Ihre Mails professioneller, nützlicher und zugleich zeitsparender texten.  Dass es auf den Inhalt ankommt, zeigt auch eine Änderung auf XING: Dort wurden erst vor kurzem Standardtexte für die Kontaktaufnahme eingeführt – und jetzt wieder abgeschafft. 85 Prozent der von uns befragten Nutzer hielten nichts von solch unpersönlichen Anfragen.

Viel Spaß beim Lesen unserer News & Tipps.

Herzliche Grüße aus München
Andreas Lutz

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INHALT

1. E-Mail-Knigge: Die vier besten Tipps
2. 163.000 geförderte Gründungen in 2010/ Gründungszuschuss 7% häufiger in Anspruch genommen
3. Businessplan-Tipp: Über welche Kanäle vertreiben Sie Ihre Leistungen?
4. XING-Tipp: Kontaktabfragen ab sofort wieder ohne Standardtext

5. Und zum Schluss: Alle WORKSHOP-TERMINE bundesweit

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1. E-Mail-Knigge: Die vier besten Tipps

E-Mails sparen Zeit, kommen schnell auf den Punkt, sind unkompliziert? Von wegen! Seit der Erfindung der E-Mail häufen sich Missverständnisse, verschlechtern sich Geschäftsbeziehungen – und es wird auch mehr gelogen als früher: Denn 92 Prozent der Mailer schreiben schon mal bewusst Unwahres, wie Wissenschaftler im Journal of Applied Psychology veröffentlicht haben. Im handgeschriebenen Brief lügt es sich offenbar nicht so leicht – doch auch hier flunkern stolze 64 Prozent der Verfasser schon mal was vor. Im Folgenden die vier besten Tipps, wie Sie Ihre E-Mail-Kommunikation verbessern können.

a) Formulieren Sie eine klare Betreffzeile. Der Betreff ist die Überschrift einer E-Mail – je kürzer er ist, desto häufiger wird die gesamte Mail gelesen. Das ergab eine Studie der E-Mail-Marketing-Firma dialog-Mail, in der mehr als zwei Millionen E-Mails analysiert wurden. Der Betreff sollte freilich nicht nur kurz sein, sondern bereits Wichtiges zum Inhalt der Mail verraten: Denn aussagefreie Betreffs wie „???“, „Info“ oder gar „E-Mail“ dürften die Neugier des Empfängers nicht entfachen. Bessere Informationen gibt, wer den Betreff mit Daten und Fakten spickt und etwa nicht nur „Termin“ schreibt, sondern „Terminbestätigung Buchhaltungs-Workshop für 11. Februar“. Statt im Betreff „Frage“ zu schreiben, kann der Absender den Adressaten auch gleich über die Frage aufklären und sie direkt – gegebenenfalls gekürzt – im Betreff stellen. Die weiteren Informationen zur Frage stehen schließlich in der eigentlichen Nachricht. Wenn Sie außerdem Schlüsselwörter in den Betreff packen, tun Sie dem Empfänger ebenfalls etwas Gutes – er kann die Mail später leichter finden.

b) Vermeiden Sie E-Mail-Ping-Pong: E-Mails werden vor allem dann zum Zeitfresser, wenn sich Sender und Empfänger die Finger beim Hin- und Hermailen wund tippen. Verfassen Sie Ihre E-Mail im Idealfall so, dass sie keine weiteren Fragen aufwirft. Achten Sie daher beim Beantworten einer Mail darauf, dass Sie klar formulieren, damit der Empfänger nicht wieder nachhaken muss. Antworten Sie auch nur, wenn Sie davon ausgehen, dass der Empfänger auf eine Reaktion von Ihnen wartet. Und falls sich ein Sachverhalt doch nur durch ausführlicheres Hin und Her klären lässt, überlegen Sie, ob Sie nicht besser gleich zum Telefonhörer greifen: Im Gespräch sind oft auch komplexe Dinge schnell geklärt.

c) Bleiben Sie vertrauenswürdig: Leiten Sie keine E-Mails an Dritte weiter, wenn Sie nicht sicher sind, ob im ursprünglichen Text vertrauliche Informationen stecken. Haben Sie und viele andere eine Mail bekommen, auf die Sie antworten möchten, schicken Sie Ihre Rückmail nur an die Personen, die die Antwort betrifft. Vermeiden Sie daher die Funktion „Antwort an alle“. Auch sollte wirklich die Person, die als E-Mail-Absender angegeben ist, eine Mail schreiben: Wo Helga Maier draufsteht, sollte auch Helga Maier drin sein. Es kommt nämlich vor, dass Mitarbeiter und Stellvertreter ein- und dieselbe Absender-Adresse verwenden und sich oft erst am Ende der Mail als der ein- oder andere outen. Das könnte jedoch den Empfänger irritieren, wenn er davon ausgeht, dass die Mails ausschließlich vom Absender gelesen werden.

d) Bleiben Sie freundlich. Achten Sie in Ihren E-Mails auf einen freundlichen Ton, denn es kommt in der virtuellen Kommunikation häufiger zu Missverständnissen als etwa im persönlichen Gespräch. Seien Sie so freundlich, wie Sie es auch in einem Brief sein würden – und verzichten Sie auch nicht auf die persönliche Anrede sowie die Grüße zum Abschied. Vermeiden Sie es aber, in Großbuchstaben zu schreiben – auch nicht, um etwas hervorzuheben: Denn oft haben Empfänger das Gefühl, GROSSBUCHSTABEN WERDEN VERWENDET, UM IHNEN EINEN VORWURF ZU MACHEN. Falls das nicht in Ihrem Sinne ist, heben Sie gewisse Wörter hervor, indem sie sie *zwischen zwei Sternchen einfügen*,  unterstreichen, kursiv schreiben oder indem Sie wichtigen Erkenntnissen einen eigenen Absatz widmen. Vermeiden Sie übrigens auch, alles in Kleinbuchstaben zu schreiben -  der empfänger könnte sie sonst verdächtigen, dass sie sich nicht viel zeit für eine e-mail an ihn nehmen.

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2. 163.000 geförderte Gründungen in 2010/ Gründungszuschuss 7% häufiger in Anspruch genommen

Im zurückliegenden Jahr wurde der Gründungszuschuss 146.538 mal vergeben (2009: 137.108, + 6,9%). Vom Einstiegsgeld wurde dagegen zurückhaltender Gebrauch gemacht: 16.487 ALG II-Empfänger profitierten davon (2009: 19.844, -16,9%).

Im Schnitt beendeten 12.212 Menschen Monat für Monat ihre Arbeitslosigkeit, indem sie sich mit Gründungszuschuss selbständig machten, 1.374 pro Monat nahmen das Einstiegsgeld in Anspruch.

Trotz der abnehmenden Zahl von Arbeitslosen erreichte die Zahl der geförderten Gründungen damit den höchsten Stand der letzten vier Jahre.

Die von der Bundesagentur für Arbeit gemeldeten Zahlen sind noch vorläufig und können noch leicht nach oben oder unten korrigiert werden.

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3. Businessplan-Tipp: Über welche Kanäle vertreiben Sie Ihre Leistungen?

Ihr Produkt ist so überzeugend, dass es sich von selbst verkauft? Das klingt gut, aber unwahrscheinlich. In der Regel müssen sich Gründer und Unternehmer ausgefeilte Vertriebsstrategien überlegen. Für den Businessplan ist die Beantwortung folgender Fragen unerlässlich: Über welche Absatzkanäle wollen Sie Kunden für Ihre Leistungen gewinnen? Vertreiben Sie Ihre Waren direkt oder indirekt?

Direkt ist der Verkauf der Produkte über die eigene Website, einen Versandkatalog oder eigene Verkaufsstellen, während der indirekte Vertrieb über Zwischenhändler erfolgt. Wählen Sie den indirekten Weg, gehen Sie auch darauf ein, welche Händler Sie gewinnen und wie Sie sie von Ihrem Produkt überzeugen wollen.

Bei Dienstleistungen können Sie ebenfalls mit Ihren potenziellen Endkunden direkt in Kontakt treten oder Mittler nutzen. Letztere können Sie auf ganz unterschiedliche Weise unterstützen, indem Sie zum Beispiel Flyer auslegen oder Ihnen komplette Projekte vermitteln. Falls Sie auf Mittler zurückgreifen, stellen Sie dar, welche Gegenleistung diese für ihre Bemühungen bekommen (Provision, Umsatzbeteiligung).

Beschreiben Sie, durch welche Kommunikationsmaßnahmen Sie den Vertrieb  unterstützen möchten. Stellen Sie dazu nicht einfach eine möglichst lange Liste zusammen, sondern überlegen Sie, womit Sie die größten Effekte erzielen. Nennen Sie konkret Erfolgsaussichten, Kosten sowie den Zeitpunkt jeder Maßnahme.

Haben Sie über Ihr persönliches und berufliches Umfeld bereits Kontakte zu potenziellen Kunden geknüpft, erwähnen Sie das unbedingt. Stellen Sie dar, wie verbindlich die Kaufabsicht der potenziellen Kunden ist und mit welchem Auftragsvolumen Sie bei einem Vertragsabschluss rechnen. Ähnliches gilt für geplante Kooperationen und Partnerschaften. Gehen Sie darauf ein, mit wem Sie gesprochen haben und wie weit die Verhandlungen bereits sind.

Um eine gewisse Grundauslastung zu erreichen, müssen Sie zunächst besonders viel Energie in die Aquise stecken. Ihre Markteintrittsstrategie wird sich daher von Ihren dauerhaften Vertriebs- und Kommunikationsaktivitäten unterscheiden. Stellen Sie genau dar, wie und wie schnell Sie in den Markt eintreten wollen, und zählen Sie die Maßnahmen auf, die Sie dazu ergreifen.

Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Beschreibung und Entwicklung Ihrer Vertriebsstrategie:

- Welche Vertriebskanäle nutzen Sie? Welche Zielgruppen sind durch welche Vertriebskanäle erreichbar?
- Vertreiben Sie direkt oder indirekt? Wie wollen Sie Mittler oder Zwischenhändler von Ihrem Angebot überzeugen?
- Wie präsentiert sich Ihr Unternehmen nach außen? Haben Sie ein Logo, eine Website, eine Referenzliste?
- Wie wollen Sie potenzielle Kunden auf Ihr Angebot aufmerksam machen? Welche Werbemaßnahmen planen Sie?
- Wie treten Sie mit Kunden und/oder Weiterverkäufern in persönlichen Kontakt?
- Zu welchen potenziellen Kunden oder Kooperationspartnern besteht bereits näherer Kontakt? Welcher Art ist dieser?
- Welche besonderen Aktionen zum Markteintritt sind geplant?
- Wie sieht der Zeitplan aus und welche sind die wichtigsten Meilensteine auf dem Weg zum Ziel?

Wie Sie die Qualität Ihres Businessplans deutlich erhöhen und somit Ihre Erfolgschancen dramatisch steigern, erfahren Sie in unserem Businessplan-Workshop. Ziel des Businessplan-Schreibens ist nicht alleine, die Förderung zu erhalten, sondern sich wirklich dauerhaft erfolgreich selbständig zu machen.

Hier erhalten Sie weitere Informationen:
http://www.gruendungszuschuss.de/businessplan/businessplan-workshop.html

In München bieten wir eine spezielle Variante des Workhshops an, die wenig teurer ist, aber zahlreiche Zusatzleistungen umfasst:
http://www.gruendungszuschuss.de/index.php?id=796)

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4. XING-Tipp: Kontaktabfragen ab sofort wieder ohne Standardtextt

Eine der wohl mit am heftigsten diskutierte Änderungen von XING wurde jetzt wieder rückgängig gemacht: Bis vor Kurzem gab XING Standardtexte vor, wenn Sie einen neuen Kontakt angefragt hatten. Jetzt werden Sie wieder aufgefordert, Ihre Anfrage individuell zu formulieren. Wollen Sie Ihre Kontaktanfrage nicht unbegründet abschicken, dürften die Texte somit deutlich persönlicher und individueller werden – was ein Gewinn für die Qualität des Netzwerkens ist.

Wir hatten auf rumohr.de eine Umfrage dazu gemacht, ob XING-User lieber vorgegebene Standardtexte verwenden oder selbst eine Anfrage formulieren möchten. Das eindeutige Ergebnis: 85 Prozent der Teilnehmer bevorzugen die persönliche Kontaktaufnahme. Es lohnt sich also, wenn Sie sich die Mühe machen, einen persönlichen Text zu schreiben.

Wenn Sie noch mehr Tipps fürs professionelle Netzwerken auf XING erhalten wollen, sind die  offiziellen XING-Seminare die richtige Adresse für Sie. Mehr Infos auf www.xing-seminare.com.

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5. Und zum Schluss: Alle WORKSHOP-TERMINE bundesweit

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