35/2011 (versendet am 20.10.2011)

News2Use, 35/2011: PDF-Rechnungen künftig o.k. - Neue Studie gibt GZ Bestnoten - Bewirtungsbelege-123 - Mit Verbindlichkeit punkten
"News & Ideen für Ihren Erfolg vor und nach der Gründung"

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Liebe Leserin, lieber Leser,

selbst ausgedruckte PDF- und Faxrechnungen sind bisher wie kleine Zeitbomben: Wenn eien Steuerprüfung kommt, muss man möglicherweise drei- und vierstellige Beträge zurückzahlen, weil bei ihnen der Vorsteuerabzug nicht zulässig ist. Rückwirkend zum 1.7.2011 sind jetzt Vereinfachungen beschlossen worden, die Selbständigen das Leben einfacher machen. Was es trotzdem weiterhin zu beachten gilt, lesen Sie heute im Newsletter.

Das Inkrafttreten der Kürzungen beim Gründungszuschuss verzögert sich durch den Widerspruch des Bundesrats (vgl. letzter Newsletter) wohl um mehrere Wochen. Eine Studie sehr namhafter Autoren bescheinigt währenddessen erneut dem Gründungszuschuss beste Erfolgsquoten bei der Integration in Arbeit. Bundestagsabgeordnete: Bitte lesen!

Außerdem: Was Sie bei Bewirtungsbelegen beachten müssen, damit sie steuerlich anerkannt werden. Und: Punkten Sie bei Journalisten mit Verbindlichkeit.

Viel Spaß beim Lesen unserer News & Tipps.

Herzliche Grüße aus München
Andreas Lutz

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INHALT

1. Endlich: Ab Juli 2011 ausgestellte PDF-Rechnungen werden auch ohne digitale Signatur anerkannt – Einsparmöglichkeiten für Selbständige
2. Neue Studie bestätigt noch einmal: Hohe Erfolgsquoten – geringe Mitnahmeeffekte beim Gründungszuschuss
3. Buchhaltungs-Tipp: So werden Bewirtungsbelege sicher steuerlich anerkannt
4. Pressearbeits-Tipp: Punkten Sie mit Verbindlichkeit

5. Und zum Schluss: Alle WORKSHOP-TERMINE bundesweit

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1. Endlich: Ab Juli 2011 ausgestellte PDF-Rechnungen werden auch ohne digitale Signatur anerkannt – Einsparmöglichkeiten für Selbständige

Manche Medien hatten es voreilig schon vor Monaten verkündet, tatsächlich ist das entsprechende Gesetz nach einem Einspruch des Bundesrats erst jetzt in Kraft getreten, rückwirkend für alle ab 01.07.2011 gestellten Rechnungen: Per E-Mail versandte oder als PDF zum Download bereitgestellte Rechnungen werden auch ohne digitale Signatur zum Vorsteuerabzug anerkannt. Das ist eine große Erleichterung gerade für kleine Unternehmen. Es gelten aber auch künftig erweiterte Aufbewahrungspflichten, die Sie unbedingt kennen und beachten sollten.


Was gilt für Rechnungen, die bis zum Juni 2011 ausgestellt wurden?

Was viele nicht wissen: Bisher waren elektronische Rechnungen ohne eine qualifizierte digitale Signatur und sogar die meisten per Fax gesendeten Rechnungen ungültig und berechtigten nicht zum Abzug der in der Rechnung enthaltenen Vorsteuer. Bei einer Steuerprüfung konnte es so potentiell zu Nachzahlungen bei der Umsatzsteuer kommen. Diese Gefahr besteht übrigens weiterhin, denn die im folgenden beschriebenen Erleichterungen gelten nur für ab dem Juli 2011 ausgestellte Rechnungen. Fordern Sie deshalb bei älteren Rechnungen, insbesondere wenn es um höhere Beträge geht, eine Papierrechnung oder PDF-Rechnung mit Signatur nach.

Elektronische Rechnungen mit Signatur konnten sich nicht wirklich durchsetzen, obwohl sie als besonders sicher gelten. Das liegt nicht nur an dem hohen Aufwand für den Rechnungsersteller, sondern vor allem daran, dass die Rechnungsempfänger für alle Rechnungen bis Juni 2011 verpflichtet waren und sind, die Signatur bei Erhalt zu prüfen und diese Prüfung auch zu dokumentieren. Prüfprotokoll, Rechnungs- und Signaturdatei müssen in einem elektronischen Archiv in nachträglich unveränderbarer Form aufbewahrt werden und dieses muss zehn volle Kalenderjahre nach Rechnungserhalt dem Prüfer zur Verfügung stehen. Der Ausdruck der PDF-Rechnung auf Papier reicht keineswegs.

Damit dürfte ein großer Teil der PDF-Rechnungen, die Sie bisher abgeheftet haben, ungültig sein. Das gilt aber auch für fast alle Fax-Rechnungen: Diese wurden bisher nur anerkannt, wenn sie von einem reinen Faxgerät auf ein reines Faxgerät gesendet wurden. War an dem Versand ein Faxserver, ein Computerfax oder eine Drucker-Fax-Kombination beteiligt, handelt es sich aus der Perspektive des Finanzamts um Ausdrucke. Diese galten als manipulierbar.

Deshalb haben wir bisher dazu geraten, größere und regelmäßige Rechnungen unbedingt im Original zusenden zu lassen. Diese Empfehlung gilt auch weiterhin für alle Rechnungen, die bis zur Jahresmitte ausgestellt wurden.


Was gilt für Rechnungen, die ab Juli 2011 ausgestellt wurden?

Bei Rechnungen, die ab dem 1. Juli 2011 eingehen, wird das Finanzamt künftig deutlich großzügiger sein. Sie können sich Ihre Telefon- und Hostingrechnungen künftig also guten Gewissens als PDF zusenden lassen. Oft lassen sich dadurch pro Rechnung ein bis zwei Euro sparen. Stellen Sie den Rechnungsversand also ruhig um.

Das Ausdrucken und Abheften der Rechnungen hinter dem Kontoauszug in Ihrer Buchhaltung genügt aber auch künftig   n i c h t.   Das Bundesfinanzministerium schreibt hierzu: „Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen, sind elektronische Rechnungen zwingend elektronisch während der Dauer der Aufbewahrungsfrist auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt. Hierzu gehören insbesondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs. Eine Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung (nur) als Papierausdruck ist in diesen Fällen nicht zulässig.“ Wir raten deshalb dazu, alle E-Mails mit Rechnungsanhängen sowie alle heruntergeladenen PDFs gleich nach dem Ausdrucken in ein entsprechendes Backup-Verzeichnis zu verschieben und dieses Verzeichnis am Jahresende auf eine CD oder DVD zu brennen. Wenn Sie das noch nicht getan haben, sollten Sie dies auch für die zurückligenden Jahre nachholen.

Neben der Aufbewahrung sind Sie auch zur Prüfung der elektronischen Rechnungen verpflichtet: "Verwendet der Unternehmer keine qualifizierte digitale Signatur oder das EDI-Verfahren, ist durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Wie das geschehen soll, legt der Unternehmer selbst fest." Das Bundesfinanzministerium erklärt weiter, dass dies "in der einfachsten Form, z.B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein geschehen" kann. Einen solchen Abgleich wird jeder Leistungsempfänger aber ohnehin aus Eigeninteresse heraus vornehmen, so dass hier kein zusätzlicher Aufwand entstehen sollte. Ihre Prüfung müssen Sie – anders als bisher bei der digitalen Signatur – nicht dokumentieren.

Achten Sie darauf, dass Sie alle in Rechnung gestellten Leistungen auch tatsächlich in vollem Umfang erhalten haben und dass alle Pflichtangaben (zum Beispiel Ihre korrekte Firmenbezeichnung) enthalten sind. Sie müssen darüber hinaus sicherstellen, dass die Rechnung

- echt ist, also dass die Identität des Rechnungssteller korrekt ist (wenn Sie also Zweifel haben, ob alles mit rechten Dingen zugeht, haften Sie für die Korrektheit),

- die Rechnung unversehrt ist, sie also auf dem (elektronischen) Übermittlungsweg nicht manipuliert wurde (dies ist recht vage gehalten, vermutlich um später bei Bedarf den Einsatz neuer, dann verbreiteter technischer Verfahren verlangen zu können, die eine Unversehrtheit sicherstellen)

- sie lesbar ist, also im Fall einer Prüfung für das Auge des Finanzbeamten sichtbar gemacht werden kann. Das bedeutet ganz konkret, dass Sie nicht nur die Daten an sich zehn Jahre aufbewahren müssen, sondern auch die Programme, um die Daten anzuzeigen.


Nutzen Sie die Einsparmöglichkeiten

Erhebliche Einsparmöglichkeiten bestehen vor allem bei Ihrem eigenen Rechnungsversand: Künftig können Sie sich das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden der Rechnungen sparen. Es geht hier nicht nur um das Porto, sondern auch um Büromaterial, den Gang zum Briefkasten usw. Aktuelle Versionen von Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word bieten die Möglichkeit, mit einem Klick auf „Senden PDF E-Mail-Anlage“ aus der Word-Rechnung ein PDF zu machen und dies an eine E-Mail anzuhängen. Vergessen Sie nicht, die Rechnung zusätzlich für Ihre eigene Buchhaltung auszudrucken.

Bei bereits bekannten Kunden sollten Sie den Rechnungsversand auf jeden Fall umstellen. Wenn Sie viele Neu- oder Einmalkunden haben, kann der Postversand trotzdem sinnvoll sein, weil Sie damit automatisch auch die Adresse des Kunden überprüfen. Sofern ein Brief nicht mit „unbekannt“ zurückkommt, können Sie in der Regel davon ausgehen, dass der Kunde tatsächlich unter dieser Adresse sesshaft ist.

Selbständige und Unternehmen, die selbst umsatzsteuerpflichtig sind, müssen dem Versand elektronischer Rechnungen zustimmen bzw. können ihm widersprechen. Für die Praxis bedeutet das: Stellen Sie den Versand auf PDF-Rechnungen um, senden Sie aber auf Anforderung zügig eine Papierrechnung zu und vermerken Sie sich an geeigneter Stelle, dass der Kunde dies auch in Zukunft so wünscht. Privatpersonen können Papierrechnungen nur dann verlangen, wenn es um eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück geht.

Es ist noch nicht einmal mehr zwingend ein Rechnungs-PDF nötig, das sie per Mail versenden oder zum Download anbieten. Wenn eine E-Mail mit „Rechnung“ überschrieben ist und alle Pflichtangaben enthält, wird auch diese ab 1.7.2011 als gültige Rechnung anerkannt. Auch eine Bilddatei mit einem Foto der Rechnung ist aus Sicht der Finanzverwaltung zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. Und auch der Versand per DE-Mail oder per E-Postbrief ist explizit erlaubt.

Die Neuregelung erfolgte im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 (Artikel 5). Ob wir sie auch ohne Druck aus Brüssel erhalten hätten? Die Regierung setzt damit nämlich lediglich die EU-Richtlinie 2006/112/EG um, die alle Mitgliedsländer bis Ende 2012 in nationales Recht übertragen müssen. Einen Frage- und Antwort-Katalog des Bundesfinanzministeriums zur Neuregelung finden Sie unter: www.bundesfinanzministerium.de/nn_310/DE/Wirtschaft__und__Verwaltung/Steuern/Veroeffentlichungen__zu__Steuerarten/Umsatzsteuer/003__a,templateId=raw,property=publicationFile.pdf


Viele weitere Tipps und Tricks zum Thema Buchhaltung und Steuern erhalten Sie in unserem Seminar: "Vom Schuhkarton zum System: Wie Sie Ihre Buchhaltung richtig vorbereiten.“

Im Oktober und November sind in München, Hamburg, Bonn und Oldenburg noch Plätze frei. Hier geht‘s zur Anmeldung: www.gruendungszuschuss.de/index.php?id=724


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2. Neue Studie bestätigt noch einmal: Hohe Erfolgsquoten – geringe Mitnahmeeffekte beim Gründungszuschuss
 
Eine gestern veröffentlichte gemeinsame Studie des zur Bundesagentur für Arbeit gehörigen Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) und des Instituts zur Zukunft der Arbeit (IZA) stellt dem Gründungszuschuss Bestnoten aus und widerspricht der Argumentation von Bundesarbeitsministerin von der Leyen, die die geplanten Kürzungen mit angeblich hohen Mitnahmeeffekten begründet hat.

"Die Politik scheint die Mitnahmeeffekte eher zu überschätzen, während sie zugleich die insgesamt positive Wirkung des Gründungszuschusses unterschätzt", erklärt der erstgenannte Studienautor Prof. Dr. Marco Caliendo (Universität Potsdam). Die Mitnahmeeffekte seien bei diesem Förderprogramm weitaus geringer, als in der politischen Diskussion unterstellt wird.

Zwar geben etwa 47 Prozent der geförderten Gründer rückblickend – also unter dem Eindruck des eigenen Erfolgs – an, dass sie sich auch ohne den Gründungszuschuss selbständig gemacht hätten. Zugleich erklärt aber ein Großteil dieser Personengruppe, der Gründungszuschuss sei stark mitentscheidend für das unternehmerische Überleben in der kritischen Startphase gewesen. Rund 70 Prozent aller Gründer gaben an, dass sie ohne das Instrument das erste halbe Jahr der Selbständigkeit nicht überstanden hätte. Die Förderung durch den Gründungszuschuss hat laut Einschätzung der Gründer wesentlich dazu beigetragen, dass Anfangsinvestitionen getätigt und der eigene sowie der Lebensunterhalt der Familie gesichert werden konnte.

Durch den Gründungszuschuss geförderte Unternehmensgründungen aus der Arbeitslosigkeit sind zudem entgegen oft geäußerter Vermutungen sehr nachhaltig. Caliendo: "19 Monate nach der Existenzgründung sind durchschnittlich 75 bis 84 Prozent der Geförderten noch selbständig tätig. Das ist ein außerordentlich hoher Prozentsatz, der die kritische Anfangsphase der Gründung auch dank der staatlichen Förderung erfolgreich überstanden hat." Weitere 7 bis 12 Prozent waren zum Erhebungszeitpunkt wieder in abhängiger Beschäftigung, so dass die gesamte Arbeitsmarktintegration mit 87 bis 94 Prozent sogar noch positiver ausfällt. Schließlich bedeutet das, dass neun von zehn Arbeitslosen wieder eine Arbeit hatte!

Auch die von von der Leyen geäußerten Bedenken, es entstünden prekäre Beschäftigungsverhältnisse sind falsch. Vielmehr erzielen die Gründer existenzsichernde Einkommen – die Wissenschaftler sprechen auch hier von einem Erfolg des Gründungszuschusses. So verdienen in Vollzeit arbeitende, weibliche Selbständige durchschnittlich 1.670 Euro netto pro Monat, während männliche Neuunternehmer bei monatlich etwa 2.500 Euro netto liegen. Die Forscher haben diese Einkommen in Relation zu monatlichen Nettoverdiensten vergleichbarer abhängig beschäftigter Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gesetzt. Das Ergebnis: Die Vollzeit-Gründer verdienen im Vergleich deutlich mehr als vergleichbare Angestellte. Bei den Gründerinnen war das nach 19 Monate erzielte Nettoeinkommen unwesentlich geringer als bei vergleichbaren Angestellten. Allerdings ist hier zu ergänzen, dass ein erheblicher Teil der Gründerinnen den Eintritt in oder das Ende der Familienphase als Anlass für den Schritt in die Selbständigkeit nimmt, also häufig weniger Arbeitszeit einsetzen kann. Auch wenn man die Haushaltsgröße berücksichtigt, zeigt sich, dass die erzielten Einkünfte der ehemals geförderten Selbständigen als existenzsichernd angesehen werden können, so die Wissenschaftler.

Für die Studie wurden vorher arbeitslose Existenzgründer intensiv sowohl zum eigenen Unternehmertum als auch zu ihrer Einschätzung des Förderinstruments Gründungszuschuss befragt. Die erhobenen Daten machen deutlich, dass der seit dem Jahr 2006 angebotene Gründungszuschuss die Geförderten nachhaltig in die Selbständigkeit integriert.

Meine Meinung: Der Zeitpunkt der Veröffentlichung lässt erkennen, dass sowohl die wissenschaftliche Community als auch die Bundesagentur für Arbeit die Kürzungspläne der Regierung für überzogen und nicht sachgerecht hält.

Die Studie im Wortlaut: ftp.iza.org/dp6035.pdf


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3.Buchhaltungs-Tipp: So werden Bewirtungsbelege sicher steuerlich anerkannt

Wenn Sie als Selbständiger oder Gründer Kunden und Geschäftspartner zum Essen einladen, können Sie die Umsatzsteuer voll, den eigentlichen Nettobetrag aber nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe geltend machen. Dazu müssen die Bewirtungsbelege besondere Anforderungen erfüllen: Sie müssen maschinell erstellt sein und alle Speisen und Getränke auflisten. Wenn Sie im Lokal nach einem „Bewirtungsbeleg“ fragen, erhalten Sie inzwischen meist automatisch einen Kassenbeleg mit zusätzlichen Feldern für Ihren Namen, die Namen der bewirteten Personen und den Grund der Bewirtung. Gewöhnen Sie sich an, diese Felder gleich auf der Heimfahrt oder im Büro auszufüllen, denn dann können Sie sich noch gut an alles erinnern.

Der Zweck muss natürlich geschäftlich sein. Eine kurze, aber konkrete Angabe wie „Besprechung wegen Produkteinführung“ reicht völlig aus, „Geschäftsessen“ wäre dagegen zu wenig. Achtung: Sind Bewirtungsbelege nicht vollständig ausgefüllt, kann es sein, dass das Finanzamt sie nicht anerkennt.

Sie waren in Eile und konnten im Restaurant nicht auf den Ausdruck des vollständigen Belegs warten? Im Schreibwarenhandel können Sie Formulare kaufen, die die nötigen Felder enthalten. Wenn Sie im Internet die suchwörter "Bewirtungsbeleg kostenlos Vordruck" eingeben, finden Sie auch kostenlose Angebote. Sie heften dann einfach den erhaltenen Kassenzettel an das ausgefüllte Formular an.

Trinkgelder sind ebenfalls absetzbar, zwar ohne Vorsteuerabzug, aber dafür nicht nur zu 70, sondern zu 100 Prozent. Wenn Sie ein ungewöhnlich hohes Trinkgeld geben, sollten Sie die Bedienung zu Nachweiszwecken darum bitten, die Höhe auf der Rechnung zu vermerken und auch abzuzeichnen, oder zahlen Sie die Rechnung inklusive Trinkgeld mit Ihrer ec- beziehungsweise Ihrer Kreditkarte.

Bewirtungsbelege ab 150 Euro sind – wie alle anderen Rechnungen auch – keine Kleinbetragsrechnungen mehr, sondern sie müssen den Anforderungen an „richtige“
Rechnungen genügen. Ein solcher Beleg muss den korrekten Namen Ihrer Firma, die vollständige Adresse sowie einige weitere Angaben enthalten.

Was dabei genau zu beachten ist und viele weitere praktische Tipps zur Buchhaltung erfahren Sie in unserem Seminar "Vom Schuhkarton zum System". Mehr Informationen hierzu unter:
www.gruendungszuschuss.de/unternehmerwissen/buchfuehrung-workshop.html

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4.Pressearbeits-Tipp: Punkten Sie mit Verbindlichkeit

Ein Journalist meldet sich bei Ihnen, um sich über Ihr Unternehmen oder Ihre Dienstleistungen zu informieren. Geben Sie seiner Anfrage hohe Priorität - aber lassen Sie sich nicht zu sehr unter Druck setzen. Es sollte Ihnen auf keinen Fall passieren, dass Sie falsche Versprechungen machen. Wenn Sie gerade im Stress sind, fragen Sie, bis wann der Journalist Ihren Input benötigt. Wenn Sie Ihre Rückmeldung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zusagen, halten Sie sich unbedingt daran.

Journalisten arbeiten oft unter großem Zeitdruck und sind darauf angewiesen, dass Sie die vereinbarten Termine einhalten – seien Sie daher berechenbar, wenn Sie öfter mit dem Journalisten zusammenarbeiten wollen. Und: Häufig ist Ihrem Gesprächspartner mit einer kurzen telefonischen Auskunft mehr geholfen als mit einer ausführlichen schriftlichen Ausarbeitung, auf die er lange warten muss. Fragen Sie daher nach, in welcher Form er Ihre Informationen benötigt.

Wenn Sie nicht weiterhelfen können, empfehlen Sie jemand anderen als Interviewpartner. Sie tun damit nicht nur zwei anderen Personen einen Gefallen, sondern auch sich selbst: Jemanden, der ihnen weitergeholfen hat, rufen Journalisten immer wieder gerne an.

Rechnen Sie damit, dass Ihr Gegenüber manchmal sehr eilig klingt, auch wenn es noch gar nicht so eilig ist. Er hat dann die schlechte Erfahrung gemacht, dass, wenn er nicht auf eine möglichst rasche Antwort drängt, sein Anliegen erst einmal ganz nach hinten rutscht. Es ist natürlich lästig, wenn er ständig wieder nachfragen muss, um die Informationen zu erhalten. Um herauszufinden, wie dringend das Anliegen tatsächlich ist, fragen Sie nach dem Erscheinungs- oder Sendetermin. Möglicherweise informiert Sie der Journalist dann von selbst darüber, bis wann er Ihre Auskünfte spätestens tatsächlich benötigt.

Weitere Tipps für eine erfolgreiche Pressearbeit erhalten Sie in unserem Workshop „Effektive Pressearbeit für Gründer und Selbständige“:
www.gruendungszuschuss.de/pressearbeit/workshop.html


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5. Und zum Schluss: Alle WORKSHOP-TERMINE bundesweit

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