Blog: News & Tipps

Büro & Technik

Die sechs besten Tipps: So sparen Sie künftig den Weg zum Postamt


Im Grunde widerstrebt es mir, für die Deutsche Post Werbung zu machen, denn wie die meisten, mit denen ich rede, ärgere auch ich mich immer wieder über den Service des Quasi-Monopolisten: Im Postamt stehen zig Leute Schlange und dann macht von den beiden Schaltern auch noch einer zu, weil der Mitarbeiter in die Mittagspause geht. Aber das ist genau der Grund für diesen Beitrag: Wahrscheinlich möchten auch Sie so selten wie möglich aufs Postamt gehen ...

Die häufigsten Anlässe für kleine Unternehmen, ein Postamt zu besuchen, sind: Einkauf von Porto, das Abholen von Briefen und Paketen und der Versand eigener Pakete über DHL sowie der Versand von Einschreiben. Zu all diesen Anlässen habe ich Tipps, mit denen Sie viel Zeit sparen können.

a) Einkauf von Porto

Über www.efiliale.de können Sie Brief- und Paketmarken sowie Büromaterial bestellen und online bezahlen (per Kreditkarte, Paypal etc.). Die Lieferung kommt nach unserer Erfahrung in aller Regel schon am nächsten Tag an. Sie bzw. ein Kollege quittieren den Empfang, die Sendung ist zudem versichert. Die Rechnung erhalten Sie übrigens getrennt per Post.

Wenn Sie viele Briefe (z.B. in Fensterkuverts) verschicken, lohnt sich der Kauf von Plusbriefen. Das sind vorfrankierte Umschläge und Karten, mit denen Sie sich die getrennte Bestellung der Kuverts und das Aufkleben der Briefmarken ersparen. Gegenüber dem Porto zahlen Sie einen kleinen Aufpreis für die Umschläge. Briefmarken können Sie in 10er-Sets oder auch größeren Mengen kaufen, ohne Aufpreis auch selbstklebend, was wiederum Arbeit spart - und nicht so unangenehm schmeckt ;-).

Mein spezieller Tipp: Zusätzlich zu einer größeren Zahl an 55-Cent-Marken bestelle ich Briefmarken zu 20 und zu 35 Cent, die es ebenfalls in dem Onlineshop der Post gibt. Wenn ein Brief nach Österreich oder in die Schweiz geht, klebe ich dann einfach die zusätzlichen 20 Cent auf und spare mir auf diese Weise die Bevorratung mit 75-Cent-Marken bzw. -Umschlägen.

Mit diesem „Baukastensystem“ kann ich auch andere häufige Werte zusammenstellen: Für 90 Cent (Briefe über 20 Gramm) klebe ich einfach eine 35 Cent-Briefmarke zusätzlich auf. Und mit einer weiteren 55-Cent-Marke lande ich bei 1,45 Euro (Porto für größere Briefumschläge und Versandtaschen bis 500 Gramm). Für die Ermittlung des Portos nutze ich www.portokalkulator.de. Eine Briefwaage habe ich mir längst angeschafft. Auch sie kann natürlich in der E-Filiale geordert werden.

b) Abholung von Paketen und Einschreiben

Wenn Sie selbst regelmäßig Pakete erhalten, kennen Sie das Problem: Während andere Paketdienste bis zu dreimal einen Zustellversuch unternehmen, muss man DHL-Pakete gleich nach dem ersten gescheiterten Zustellversuch beim Postamt abholen, und das nicht immer beim nächstgelegenen, sondern häufig bei einem größeren Paketpostamt in einiger Entfernung. Zur Anfahrt hinzu kommen die nicht immer kundenfreundlichen Öffnungszeiten und langen Wartezeiten.

Wer in einer Bürogemeinschaft oder mit Kollegen im eigenen Büro arbeitet, hat den Vorteil, dass fast immer jemand da ist, der die Lieferungen in Empfang nimmt. Ansonsten empfiehlt es sich, mit den Büronachbarn eine gegenseitige Annahme zu vereinbaren und dies dem Postboten zu kommunizieren. Die Abgabe wichtiger Sendungen bei Nachbarn im Privathaus ist dagegen nicht hilfreich, sofern diese selbst viel unterwegs sind.

Private Päckchen lasse ich mir inzwischen auch grundsätzlich in die Arbeit liefern. Allerdings sollten Sie bei der Angabe der Adresse darauf achten, dass der private Charakter deutlich wird, denn nur für private Verbraucher gilt das kundenfreundliche Widerspruchsrecht beim Onlinekauf. Geben sie also zum Beispiel Ihren Namen und dann mit „c/o“ den Namen der Firma an.

c) Versand von Päckchen und Paketen

Was viele nicht wissen: Die Paketboten liefern nicht nur, sie nehmen auch mit. Einem DHL-Boten kann man Pakete und – wenn man freundlich fragt - sogar Briefe mitgeben, wobei diese natürlich frankiert sein müssen. Wir haben in unserem Büro eine eigene Ecke für ausgehende Pakete eingerichtet, unser Stammbote weiß schon Bescheid …

Die nötigen Versandmarken können Sie in der E-Filiale unter dem Reiter „Pakete“ selbst ausdrucken (oder sich Versandmarken zusenden lassen). Falls das Paket ins Ausland verschickt werden soll, wählen Sie zunächst das Land, denn danach richten sich die Preise. In Deutschland haben Sie bis zwei Kilo die Wahl zwischen Päckchen und Paket. Nur das Paket erhält eine Sendungsnummer und ist versichert (in Deutschland bis 500 Euro). Anschließend tragen Sie Absender- und Empfängerdaten ein. Am besten erstellen Sie vorher ein Kundenkonto, damit Sie nicht bei jedem Einkauf die gleichen Eingaben eintippen müssen. Wichtig: Der Ausdruck der Versandmarke sollte möglichst auf Anhieb klappen, eine Wiederholung ist nur einmal möglich.

Zusatztipp: Wenn Sie in der E-Filiale nach dem Stichwort „Klebeetiketten für DHL Online Frankierung“ suchen, können Sie für wenige Euro 20 oder 100 Etiketten im DIN-A4-Format ordern. Drucken Sie Ihre Paketmarke direkt auf diese, das ist besonders bequem. Sind keine zur Hand, kommen Schere und Klebestift zum Einsatz. Bewahren Sie den Rest des Ausdrucks aber auf und lassen Sie sich im vorgesehenen Feld vom Boten abzeichnen, dass er das Paket angenommen hat.

d) Alternative „Packstation“ und Sendungsverfolgung

Eine weitere Alternative sowohl für das Abholen als auch den Versand von Paketen sind Packstationen der Deutschen Post: Hier finden Sie den nächsten Standort. Ein Kollege hat gerade gestern ein wichtiges Paket dort abgeliefert, allerdings statt dem Ablieferungsbeleg nur eine Fehlermeldung auf dem Display angezeigt bekommen – bei einem Warenwert von über 500 Euro eher beunruhigend. Insgesamt scheinen die Packstationen aber ganz verlässlich zu funktionieren.

Das Happyend im Fall meines Kollegen: Durch Eingabe der Sendungsnummer (auf dem Blatt mit der selbstgedruckten Versandmarke) konnte er heute unter www.dhl.de/content/de/de/paket/kundenservice/sendungsverfolgung.html zu seiner Beruhigung feststellen, dass das Paket von einem Boten aus der Packstation entnommen wurde und sich bereits auf dem Weg zum Empfänger befindet.

e) Einschreiben aufgeben

Wer die ersten vier Tipps beachtet, muss quasi nur noch zum Postamt, um ein Einschreiben aufzugeben oder sich im Rahmen des Postident-Verfahrens zu identifizieren. Letzteres lässt sich bisher nicht online durchführen (vielleicht künftig mit dem vor einem Jahr eingeführten neuen Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion). Typische Einschreiben wie eine Kündigung oder Mahnung, die aus Text ggf. in Verbindung mit einem PDF bestehen, können Sie auch per E-Postbrief versenden.

Bevor Sie E-Postbriefe versenden können, müssen Sie allerdings einmalig in ein Postamt zur Identifizierung per Postident. Unser Test des E-Postbrief-Portals liegt 16 Monate zurück, damals war es technisch noch wenig ausgereift. Inzwischen sollte es aber verlässlich arbeiten. Wenn der Empfänger keinen E-Post-Account eingerichtet hat, wird das Einschreiben übrigens ohne Mehrkosten von der Deutschen Post ausgedruckt, kuvertiert und versendet, so dass Sie sich auch diese Arbeit sparen.

f) Wenn Sie doch noch mal in ein Postamt müssen

Unter standorte.deutschepost.de können Sie nicht nur Filialen suchen, sondern die Suchergebnisse auch nach Öffnungszeiten einschränken: Welche Postfilialen haben heute Abend noch offen? Welche sind am Samstag um 16:00 Uhr geöffnet? Wer in eine kleinere Filiale geht oder zu einer ungewöhnlichen Uhrzeit, profitiert oft von einer kurzen Schlange und weniger gestressten Mitarbeitern.

Viele weitere praktische Tipps, wie Sie als Selbständiger Zeit sparen können, finden Sie in meinem Buch „Jetzt sind Sie Unternehmer“, das bereits in der vierten Auflage vorliegt.

Verfasst von gruendungszuschuss.de-Redaktion am 02.11.2011 14:21
http://www.gruendungszuschuss.de/?id=163&showblog=3108

Kommentare

Verfasst von Marc am 03.11.2011 07:55

Newsletter abonnieren oder Beitrag weiterempfehlen

Ihr Berater

Persönliche Beratung kompetent & auf den Punkt

Unsere Experten helfen Ihnen weiter

Liste unserer Berater

Rechner

Wie hoch ist Ihr Gründungszuschuss?
Jetzt ausrechnen