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E-Mail-Knigge: Die vier besten Tipps


(gruendungszuschuss.de) E-Mails sparen Zeit, kommen schnell auf den Punkt, sind unkompliziert? Von wegen! Seit der Erfindung der E-Mail häufen sich Missverständnisse, verschlechtern sich Geschäftsbeziehungen – und es wird auch mehr gelogen als früher: Denn 92 Prozent der Mailer schreiben schon mal bewusst Unwahres, wie Wissenschaftler im Journal of Applied Psychology veröffentlicht haben. Im handgeschriebenen Brief lügt es sich offenbar nicht so leicht – doch auch hier flunkern stolze 64 Prozent der Verfasser schon mal was vor. Im Folgenden die vier besten Tipps, wie Sie Ihre E-Mail-Kommunikation verbessern können.

a) Formulieren Sie eine klare Betreffzeile. Der Betreff ist die Überschrift einer E-Mail – je kürzer er ist, desto häufiger wird die gesamte Mail gelesen. Das ergab eine Studie der E-Mail-Marketing-Firma dialog-Mail, in der mehr als zwei Millionen E-Mails analysiert wurden. Der Betreff sollte freilich nicht nur kurz sein, sondern bereits Wichtiges zum Inhalt der Mail verraten: Denn aussagefreie Betreffs wie „???“, „Info“ oder gar „E-Mail“ dürften die Neugier des Empfängers nicht entfachen. Bessere Informationen gibt, wer den Betreff mit Daten und Fakten spickt und etwa nicht nur „Termin“ schreibt, sondern „Terminbestätigung Buchhaltungs-Workshop für 11. Februar“. Statt im Betreff „Frage“ zu schreiben, kann der Absender den Adressaten auch gleich über die Frage aufklären und sie direkt – gegebenenfalls gekürzt – im Betreff stellen. Die weiteren Informationen zur Frage stehen schließlich in der eigentlichen Nachricht. Wenn Sie außerdem Schlüsselwörter in den Betreff packen, tun Sie dem Empfänger ebenfalls etwas Gutes – er kann die Mail später leichter finden.

b) Vermeiden Sie E-Mail-Ping-Pong: E-Mails werden vor allem dann zum Zeitfresser, wenn sich Sender und Empfänger die Finger beim Hin- und Hermailen wund tippen. Verfassen Sie Ihre E-Mail im Idealfall so, dass sie keine weiteren Fragen aufwirft. Achten Sie daher beim Beantworten einer Mail darauf, dass Sie klar formulieren, damit der Empfänger nicht wieder nachhaken muss. Antworten Sie auch nur, wenn Sie davon ausgehen, dass der Empfänger auf eine Reaktion von Ihnen wartet. Und falls sich ein Sachverhalt doch nur durch ausführlicheres Hin und Her klären lässt, überlegen Sie, ob Sie nicht besser gleich zum Telefonhörer greifen: Im Gespräch sind oft auch komplexe Dinge schnell geklärt.

c) Bleiben Sie vertrauenswürdig: Leiten Sie keine E-Mails an Dritte weiter, wenn Sie nicht sicher sind, ob im ursprünglichen Text vertrauliche Informationen stecken. Haben Sie und viele andere eine Mail bekommen, auf die Sie antworten möchten, schicken Sie Ihre Rückmail nur an die Personen, die die Antwort betrifft. Vermeiden Sie daher die Funktion „Antwort an alle“. Auch sollte wirklich die Person, die als E-Mail-Absender angegeben ist, eine Mail schreiben: Wo Helga Maier draufsteht, sollte auch Helga Maier drin sein. Es kommt nämlich vor, dass Mitarbeiter und Stellvertreter ein- und dieselbe Absender-Adresse verwenden und sich oft erst am Ende der Mail als der ein- oder andere outen. Das könnte jedoch den Empfänger irritieren, wenn er davon ausgeht, dass die Mails ausschließlich vom Absender gelesen werden.

d) Bleiben Sie freundlich. Achten Sie in Ihren E-Mails auf einen freundlichen Ton, denn es kommt in der virtuellen Kommunikation häufiger zu Missverständnissen als etwa im persönlichen Gespräch. Seien Sie so freundlich, wie Sie es auch in einem Brief sein würden – und verzichten Sie auch nicht auf die persönliche Anrede sowie die Grüße zum Abschied. Vermeiden Sie es aber, in Großbuchstaben zu schreiben – auch nicht, um etwas hervorzuheben: Denn oft haben Empfänger das Gefühl, GROSSBUCHSTABEN WERDEN VERWENDET, UM IHNEN EINEN VORWURF ZU MACHEN. Falls das nicht in Ihrem Sinne ist, heben Sie gewisse Wörter hervor, indem sie sie *zwischen zwei Sternchen einfügen*,  unterstreichen, kursiv schreiben oder indem Sie wichtigen Erkenntnissen einen eigenen Absatz widmen. Vermeiden Sie übrigens auch, alles in Kleinbuchstaben zu schreiben -  der empfänger könnte sie sonst verdächtigen, dass sie sich nicht viel zeit für eine e-mail an ihn nehmen.

Verfasst von gruendungszuschuss.de-Redaktion am 12.01.2011 14:55
http://www.gruendungszuschuss.de/?id=163&showblog=2920

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