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E-Mail-Rechnungen: Signaturpflicht besteht weiterhin
Die gute Nachricht war schon von vielen Medien voreilig verkündet worden, jetzt lässt sie doch noch auf sich warten: Ab 1. Juli 2011 hätten elektronische Rechnungen auch ohne digitale Signatur anerkannt werden sollen. Bisher sind PDF-Rechnungen ohne eine solche Signatur ebenso wie die meisten per Fax gesendeten Rechnungen ungültig und berechtigen nicht zum Abzug der in der Rechnung enthaltenen Vorsteuer. Aber das Steuervereinfachungsgesetz 2011, in dem die Zulässigkeit einer signaturfreien E-Mail-Rechnung geregelt werden sollte, ist nun überraschend im Bundesrat aufgrund fehlender Stimmenmehrheit gestoppt worden. Es bleibt zu hoffen, dass das Gesetz so nachgebessert wird, dass es in Kürze die Stimmenmehrheit erlangt.
Viele Selbständige wissen bis heute nicht, dass ein Großteil der von ihnen abgehefteten Rechnungen gar nicht gültig ist und bei der nächsten Betriebsprüfung zu Nachzahlungen an das Finanzamt führen kann. Dabei gilt: PDF-Rechnungen werden bisher vom Prüfer nur anerkannt, wenn sie eine qualifizierte elektronische Signatur enthalten. Diese muss vom Rechnungsempfänger bei Erhalt geprüft und diese Prüfung dokumentiert werden. Prüfprotokoll, Rechnungs- und Signaturdatei müssen in einem elektronischen Archiv aufbewahrt werden und dieses muss zehn volle Kalenderjahre nach Rechnungserhalt dem Prüfer zur Verfügung stehen.
Damit dürften fast alle PDF-Rechnungen, die normale Selbständige bisher selbst ausgedruckt und abgeheftet haben, ungültig sein. Das gilt aber auch für fast alle Fax-Rechnungen: Diese werden nur anerkannt, wenn sie von einem reinen Faxgerät auf ein reines Faxgerät gesendet wurden. War an dem Versand ein Faxserver, ein Computerfax oder eine Drucker-Fax-Kombination beteiligt, handelt es sich aus der Perspektive des Finanzamts bislang um Ausdrucke. Diese gelten als manipulierbar und werden deshalb bislang nicht anerkannt.
Deshalb haben wir immer wieder dazu geraten, größere und regelmäßige Rechnungen unbedingt im Original zusenden zu lassen. Diese Empfehlung gilt auch weiterhin für alle Rechnungen – bis das Gesetz verabschiedet ist. Wir berichten natürlich darüber!
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