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E-Mails ohne Pflichtangaben: Vorsicht, Abmahnfalle!


(gruendungszuschuss.de) Wer in geschäftlichen E-Mails Pflichtangaben wie den vollständigen Firmennamen, die Rechtsform, den Unternehmenssitz, Geschäftsführer, Registernummer und –gericht usw. vergisst, für den kann es teuer werden. Zum Jahresanfang hat der Gesetzgeber klargestellt, dass die Pflichtangaben nicht nur in Briefen, sondern auch in E-Mails angegeben werden müssen. Wer sich daran nicht hält, riskiert eine teure Abmahnung wegen unlauteren Wettbewerbs, in bestimmten Fällen sogar Zwangsgelder des Registergerichts in Höhe bis zu 5.000 Euro. Außerdem besteht das Risiko, dass Verträge angefechtet werden und der Absender als Geschäftsführer einer GmbH uneingeschränkt haftet. Höchste Zeit also, sich eine E-Mail-Signatur zuzulegen bzw. diese zu überarbeiten.

Wo es bisher im Gesetz (HGB, GmbH-Gesetz usw.) hieß "Auf allen Geschäftsbriefen …" heißt es jetzt "Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form …". Damit hat der Gesetzgeber klargestellt, dass es beim Begriff des Geschäftsbriefs nicht auf das Trägermedium, sprich Papier, ankommt, sondern dass auch Faxe, E-Mails und im Extremfall sogar Postkarten und SMS einen Geschäftsbrief darstellen können.

Eigentlich ging es dem Gesetzgeber – wie die Rechtsanwälte Fabian Laucken und Claas Oehler in einem interessanten Beitrag zur Neuregelung erklären (Link siehe unten) – lediglich um eine Klarstellung, denn Juristen sehen das schon länger so.

Nicht alle Selbständige und nicht alle E-Mails betroffen

Es sind auch nicht alle Selbständigen in gleichem Maße betroffen. Nicht betroffen sind laut Laucken/Oehler "Freiberufler, Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind". Die Pflichtangaben machen müssen demgegenüber Einzelkaufleute (nach § 37a HGB), GmbHs, OHGs, KGs, AGs, Partnergesellschaften und Genossenschaften.

Klar ist: Wer ins Handels-, Partnerschafts- oder Genossenschaftsregister (im Folgenden: "Register") eingetragen ist, muss Pflichtangaben machen. Doch wer gilt als "Einzelkaufmann nach §37a HGB" (pflichtig) und wer nicht (befreit)? Die Kaufmannseigenschaft orientiert sich an der steuerlichen Buchführungspflicht: Gewerbliche Einzelunternehmer mit mehr als 30.000 Euro Gewinn oder 500.000 Euro Jahresumsatz müssen – spätestens nach Aufforderung durch das Finanzamt – bilanzieren, haben dann die Kaufmannseigenschaft und sind zur Handelsregistereintragung verpflichtet (wobei diese nur noch deklaratorisch ist – die Kaufmannseigenschaft besteht schon vorab). Aber auch für alle, die unter diesen Betragsgrenzen liegen, sich aber freiwillig (als "e.K.", also "eingetragener Kaufmann") ins Handelsregister eintragen lassen, gilt: Pflichtangaben erforderlich.

Eine weitere Einschränkung: Nicht alle E-Mails sind "Geschäftsbriefe". Eindeutig als Geschäftsbrief gelten Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Kündigungen usw. (Zu bedenken ist bei Geschäftsbriefen übrigens auch, dass für sie eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren gilt – auch für E-Mails!)

Der Gesetzgeber schränkt weiter ein, dass Pflichtangaben nur diejenigen E-Mails enthalten müssen, "die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden". Nun ist natürlich jede E-Mail an einen bestimmten Empfänger gerichtet und selbst Newsletter werden zunehmend personalisiert. Trotzdem handelt es sich bei E-Mail-Newslettern wohl eher nicht um Geschäftsbriefe – abschließend durch die Rechtssprechung geklärt ist diese Frage jedoch nicht.

E-Mail-Signatur überprüfen und standardmäßig aktivieren: So geht's

Ohnehin werden sie wahrscheinlich nicht bei jeder E-Mail von neuem überlegen wollen, ob und welche Pflichtangaben nötig sind. Deshalb sollten Sie Ihre E-Mail-Signatur sowie die Ihrer Mitarbeiter (falls vorhanden) überprüfen und standardmäßig aktivieren. In Outlook 2003 tun Sie dies, indem Sie eine leere E-Mail öffnen, und unter Extras/Optionen auf der Registerkarte "Allgemein" den Button "E-Mail-Optionen" wählen. Dort können Sie Signaturen einrichten und einer bestimmten E-Mail-Adresse zuordnen, so dass beim Neuanlegen oder Beantworten einer E-Mail immer automatisch Ihre Signatur eingefügt wird. Eine Alternative stellen Textbaustein-Programme wie Phraseexpress dar, bei denen Sie Signaturen mit einer Tastenkombination hinterlegen und somit auf Knopfdruck einfügen können.

Nicht ausreichend ist ein Link auf Ihr Website-Impressum mit den Pflichtangaben. Ihre Pflicht erfüllen Sie auch nicht duch das Anhängen einer elektronischen Visitenkarte ("vCard"), denn nicht jeder Empfänger verfügt über die notwendigen Programme, um eine solche Visitenkarte zu öffnen.

Checkliste: Was muss/soll in der Signatur enthalten sein?

  1. Der vollständige Firmenname wie im Register eingetragen inklusive Rechtsform.
  2. Unternehmenssitz, Registernummer und –gericht
  3. Bei GmbHs: Geschäftsführer mit Vor- und Zuname
  4. Für GmbHs mit Aufsichtsrat und alle anderen Rechtsformen vergleiche Link unten
  5. Ihre Umsatzsteuer-ID (oder ersatzweise Steuernummer) ist keine generelle Pflichtangabe, Sie müssen sie jedoch auf Rechnungen angeben.
  6. Kontaktdaten wie Adresse, Telefonnummer, Fax usw. sind ebenfalls keine Pflichtangabe, aber für den Empfänger natürlich sehr hilfreich. Wenn Sie ohnehin schon viel zu viele Anrufe bekommen, brauchen Sie also nicht jedem Empfänger Ihre Telefonnummer mitzuteilen.

Als Freiberufler und gewerblicher Einzelunternehmer ohne Kaufmannseigenschaft sollten Sie zumindest Ihren vollständigen Namen und Ihre Adresse angeben. GbRs sollten den vollständigen Namen der Gesellschafter, den Zusatz GbR und die Adresse aufführen.

Fazit: Die Klarstellung des Gesetzgebers ist kein Grund zur Panik, aber ein guter Anlass, dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter E-Mail-Signaturen verwenden und diese vollständig sind. Das ist nicht nur rechtlich erforderlich, sondern auch professionell, denn vollständige Kontaktdaten erleichtern dem Geschäftspartner die Kontaktaufnahme. Außerdem können Sie Ihre E-Mails auch als Werbemedium nutzen, indem Sie in zwei oder drei Zeilen auf neue Produkte oder Angebote hinweisen – am besten mit Links zu weiterführenden Informationen.

Weiterführende Links

Artikel der Rechstanwälte Fabian Laucken und Claas Oehler: http://www.channelpartner.de/knowledgecenter/recht/237574/index1.html

Gesetzesänderung (PDF): http://217.160.60.235/BGBL/bgbl1f/bgbl106s2553.pdf

Weitere Tipps zum Thema Firmenname, Handelsregister & Co finden Sie ab Seite 33 in meinem Buch "Jetzt sind Sie Unternehmer, was Sie von Anfang an wissen müssen". Ab Seite 79 finden Sie Informationen zu den – auch für E-Mails geltenden Aufbewahrungspflichten: http://www.gruendungszuschuss.de/unternehmerwissen/buch.html

Verfasst von Andreas Lutz am 06.02.2007 10:16
http://www.gruendungszuschuss.de/?id=163&showblog=2246

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