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Geniales Outlook-Plugin „Xobni“: Wieso ist Microsoft da nicht drauf gekommen?


(gruendungszuschuss.de) Arbeiten Sie viel mit Outlook, dem Mail-/Adress-/Kalenderprogramm von Microsoft? Dann brauchen Sie unbedingt Xobni, das sich als Seitenleiste am rechten Rand des Outlook-Fensters einbettet und bereits in der kostenlosen Version jede Menge nützlicher Zusatzinformationen und -funktionen bietet.

Xobni ergibt rückwärts gelesen „Inbox“. Es indexiert nicht nur eingegangene Mails, sondern auch versendete, in Unterordnern und sogar in Archivordnern abgelegte E-Mails. Sobald Sie sich eine E-Mail anzeigen lassen, zeigt es in der Seitenleiste ein Foto, den Namen, die E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Firma des Absenders an. Diese bezieht es aus dem Outlook-Adressbuch, aber auch aus sozialen Netzwerken wie XING, Facebook, Twitter und LinkedIn. Klicken Sie zum Beispiel auf das kleine XING-Logo und rufen Sie die entsprechende Karteikarte auf, so erhalten Sie weitere Informationen aus XING zur Person und können mit einem Klick deren XING-Profil aufrufen und bei Bedarf eine Kontaktanfrage senden, in deren Rahmen die angeschriebene Person dann ja in der Regel weitere Kontaktdaten für Sie freigibt. So können Sie sehr bequem direkt in Outlook auf die Daten aus verschiedenen Netzwerken zugreifen: Wenn die Telefonnummer in Outlook fehlt oder nicht mehr aktuell ist, finden Sie sie wahrscheinlich blitzschnell in XING oder Facebook. Außerdem können Sie Kontakte zu dem Kunden oder Interessenten auf mehreren Kanälen herstellen. Ohne Xobni würden Sie das wahrscheinlich nur in Ausnahmefällen tun. Selbständige, die mit vielen verschiedenen Interessenten und Kunden zu tun haben, sparen so sehr viel Zeit und entwickeln eine Kundendatenbank mit aktuellen und vollständigen Daten.

Damit Sie in vollem Umfang von diesen Funktionen profitieren, indem Ihnen auch die nur für Sie freigegebenen Kontaktdaten angezeigt werden, müssen Sie Xobni die Logins zu den von Ihnen genutzten sozialen Netzwerken anvertrauen. An dieser Stelle habe ich persönlich gezögert und einen in Hinblick auf den Datenschutz besonders vorsichtigen Kollegen um Rat gefragt. Er hat mir von seiner Seite grünes Licht gegeben und nutzt Xobni jetzt selbst begeistert… Sie müssen hier natürlich Ihre eigene Entscheidung treffen.

Eine ebenso unauffällige wie mächtige Funktion bei Xobni ist die Volltextsuche: Sie geben einen oder mehrere Begriffe in die Suchzeile ein und Xobni führt eine Volltextsuche durch. Es zeigt Ihnen den Link auf die Person(en) an, die den entsprechenden Namen trägt/tragen, Nachrichten, in denen die Suchbegriffe vorkommen, Dateien, Termine, Links… Die Suche funktioniert blitzschnell. Durch einen Klick auf die betreffende Person zeigen Sie dann deren Profil an. Wie in einem Browser können Sie aber jederzeit auf die zuvor betrachteten Personen zurückspringen. Mit Start landen Sie beim ursprünglichen Kontakt (der, dessen E-Mail Sie gerade lesen). Sie browsen also quasi durch Ihre Kontakte und E-Mails und bekommen immer sofort alle zusammenhängenden Informationen angezeigt. So spart Xobni sehr viel Zeit bei der Suche nach relevanten Kontakten und Informationen.

Ebenfalls sehr praktisch und im ersten Moment verblüffend: Xobni zeigt Ihnen das gemeinsame Netzwerk an, das Sie mit dem Absender der E-Mail teilen. Diese Liste gemeinsamer Kontakte basiert nicht darauf, wen Sie in den sozialen Netzwerken als Kontakt freigegeben haben, sondern auf der Auswertung, wen Ihr E-Mail-Partner und Sie in Ihrer gemeinsamen Kommunikation als Adressaten mit aufgenommen haben. Je häufiger Sie jemanden in den Mailverkehr eingebunden haben, um so weiter oben landet diese Person in der Liste der gemeinsamen Kontakte. Das ist sehr praktisch, wenn Sie einen Mailverteiler zusammenstellen oder sich zu einem späteren Zeitpunkt an den Namen eines Mitarbeiters oder Bekannten der betreffenden Person nicht mehr auf Anhieb erinnern können! Insofern bietet Xobni sogar einen Mehrwert gegenüber sozialen Netzwerken, bei denen ein solches Ranking der Kontakte fehlt.

Xobni bietet vielfältige Analysen zum Verlauf Ihres E-Mail-Aufkommens. Besonders unterhaltsam: Für jeden Kontakt berechnet es den „Xobni-Rang“, der sich danach richtet, wie viele E-Mails Sie mit der betreffenden Person ausgetauscht haben. Sie erfahren sogar, wie viele Sie verschickt haben („Aus“) und wie viele Sie erhalten haben („Ein“), ob Ihre Kommunikation eher einseitig ist oder ausgeglichen. Eine kleine Grafik zeigt für jeden Kontakt an, um welche Tageszeit er oder sie bevorzugt Mails versendet, also gut erreichbar ist.

Sehr praktisch: Wenn Sie die E-Mail-Ansicht in Outlook verlassen, zum Beispiel um einen Termin einzutragen, zeigt die Xobni-Leiste die zuletzt aufgerufene E-Mail, so dass Sie nicht hin- und herspringen müssen, um aus der E-Mail Informationen in den Termin zu übernehmen.

Von der Liste der gemeinsamen Kontakte können Sie in der unteren Hälfte Xobni-Leiste mittels kleiner Symbole auch auf Listen mit den E-Mails und sogar den Anhängen, die mit der ausgewählten Person getauscht wurden (neueste zuerst, Antwort-E-Mails sind zusammenhängend als Threads organisiert) umschalten. So lässt sich blitzschnell die gesuchte E- Mail oder Datei finden.

Zahlende Kunden (Jahresabo „Pro“ ca. 35 Euro) haben zusätzlich Zugriff auf eine Liste der ausgetauschten Weblinks und Outlook-Termine (Termine zu denen die betreffende Person Sie über Outlook eingeladen hat/eingeladen wurde). Wichtiger als diese Funktionen ist die Möglichkeit, Xobni-Kontakte mit Kontaktdaten und Foto (!) aus sozialen Netzwerken mit einem Mausklick in Outlook zu übernehmen (war für mich kaufentscheidend) sowie die erweiterten Suchmöglichkeiten (Suche nicht nur nach Stichworten, sondern einschränkbar nach Absender, Empfänger,  mit/ohne Anhang, Zeitraum, Ordner, Elementtyp wie Nachricht, Termin, Aufgabe). Richtig interessant wird die Pro-Version, wenn Sie ein Smartphone besitzen: Xobni gibt es für Blackberry-Handys und in Kürze auch für iPhone und Android-Smartphones.  Xobni synchronisiert die Daten via Internet und weiß so auf beiden Geräten, welche E-Mail-Adressen z.B. ein- und derselben Person zuzuordnen sind. (Allerdings mag die Speicherung solcher Daten in der „Cloud“ nicht für jeden Leser akzeptabel sein.)

Xobni lässt sich leicht und meist kostenlos um „Gadgets“ erweitern. Binden Sie zum Beispiel Ihre Dropbox ein, also Ihre Internet-Festplatte: Sie können dann sehr bequem Links auf dort hinterlegte Dateien versenden, ohne jeweils die Datei selbst verschicken zu müssen. Sehr praktisch ist das beim Versenden von Prospekten, Flyern und generell großen Dateien.

Das im Hintergrund arbeitende „Spam Rescue“ weist einmal im Monat (Pro-Nutzer: täglich) auf fälschlicherweise als Spam klassifizierte E-Mails hin. Xobni erkennt diese, weil es durch seine Analysen ja weiß, mit Sie üblicherweise Mails austauschen.

Xobni verfügt über eine solche Vielzahl nützlicher Features, dass ich es schon nach einer Woche nicht mehr missen möchte. Und mich frage: Warum ist Microsoft nicht selbst auf einige dieser Funktionen gekommen? Immerhin hat Bill Gates Xobni in einer Rede empfohlen und so sicher nicht unerheblich zu dem mittlerweile sechs Millionen Software-Downloads beigetragen.

Weitere Infos und Download unter:
www.xobni.com

Verfasst von gruendungszuschuss.de-Redaktion am 14.06.2011 11:01
http://www.gruendungszuschuss.de/?id=163&showblog=3021

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