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Büro & Technik

Wie „Google Text und Tabellen“ die Kooperation mit externen Mitarbeitern revolutioniert


Google stellt seit einiger Zeit kostenlose webbasierte Büroanwendungen zur Verfügung, mit denen Texte, Tabellen und Präsentationen erstellt und bearbeitet werden können. Bis Word, Excel, Powerpoint oder OpenOffice überflüssig werden, dürfte es zwar noch ein Weilchen dauern. Abgesehen von Datenschutz- und Sicherheitsbedenken ist das Online-Office dafür doch noch etwas zu unbequem. Bestens geeignet sind die Online-Tools aber bereits jetzt für den schnellen Dokumenten-Zugriff von beliebigen Standorten aus und für die Kooperation mit Kollegen, externen Mitarbeitern und Dienstleistern.

Nein, ein vollwertiges Office-Paket ist das Google-Büro "Text & Tabellen" (wie die "Google Docs" hierzulande bislang heißen) noch längst nicht. Daran ändert auch die Tatsache nichts, dass neben Text- und Tabellendokumenten inzwischen auch schlichte Folien-Präsentationen ("Marke Powerpoint") erstellt und bearbeitet werden können.

Vor allem für Aufgaben, bei denen man bisher Excel-Tabellen hin und her mailte, sind die Online-Tools aber bereits jetzt die bessere Lösung. Wir selbst setzen Google-Tabellen zum Beispiel für die redaktionelle Abstimmung beim Verfassen unserer Newsletter ein. Mehr noch: Für Andreas Lutz ist das Zweitbüro im Internet inzwischen nahezu unverzichtbar geworden: Es dient ihm zum Beispiel als Gesprächsgrundlage für Telefonate, als Notizbuch für Ideen und Fundstellen, als To-Do-Liste bei der Teamarbeit oder auch als Termin-, Kosten- und Aufwandsplaner. Die Einsatzzwecke der Google-Dokumente sind im betrieblichen Alltag schier unerschöpflich - ob nun als Redaktions-Plattform für Newsletter und Website, beim arbeitsteiligen Schreiben von Büchern oder auch beim Austausch mit Programmierern zwecks technischer Weiterentwicklung von Websites oder Software.

Online-Dokumente sind also weit mehr als eine Notlösung, wenn im Internetcafé gerade mal das passende Office-Programm nicht zur Hand ist: Es gibt zahlreiche Situationen, bei denen der Online-Service lokal installierter Office-Software spürbar überlegen ist. Zum Beispiel, wenn Sie ...

  • ein Dokument zusammen mit anderen Personen "in Echtzeit" anschauen und / oder bearbeiten wollen (z. B. während eines Telefonats oder einer Telefonkonferenz),
  • sicher sein wollen, auf jeden Fall die aktuellste Version eines Dokuments vor Augen zu haben, das zuvor von anderen Personen bearbeitet worden ist oder halt
  • häufig von unterschiedlichen Standorten aus auf bestimmte Dokumente zugreifen müssen.

In solchen Fällen erweist sich das "Google Office" als ebenso schlichtes wie vielseitig verwendbares "Netzwerkzeug".

Einladen - einloggen - loslegen!

Hauptgrund für den Produktivitätsschub: Die Zugangshürden sind extrem niedrig. Anders als bei speziellen Projektplattformen oder "Collaborations"-Tools deckt sich die Bedienung im Großen und Ganzen mit der gängiger Office-Anwendungen. Sogar viele der Standard-Tastenkombinationen funktionieren wie gewohnt. Der Einarbeitungsaufwand ist dadurch minimal. Bei neuen Kooperationspartnern muss also nicht erst lange Überzeugungsarbeit geleistet werden - von Schulungen ganz zu schweigen: Jedes Team, jeder neue Teilnehmer kann praktisch sofort loslegen.

Der Zugriff auf "Google Text & Tabellen" ist von jedem Google-Konto aus möglich. Wer noch keines hat, richtet es unter Angabe einer E-Mailadresse und eines frei gewählten Passworts blitzschnell ein. Kosten entstehen nicht - auch nicht bei geschäftlicher Nutzung.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Erstellen neuer Office-Dokumente und Upload bereits vorhandener Dateien in allen gängigen Formaten (z. B. doc, rtf, odt, xls, csv, ods, ppt etc.). Das Hochladen funktioniert bei Bedarf sogar per E-Mail. Der Speicherplatz ist großzügig bemessen: Der Gesamtspeicherplatz beträgt insgesamt mehrere Gigabyte pro Nutzer - Tendenz: steigend. Einzelne Texte dürfen bis zu 500 KB groß werden plus 2 MB für jedes eingebettete Bild, bei Tabellen gibt es eine Speicherobergrenze für importierte Dateien (1 MB) und Präsentationen dürfen sogar bis zu 10 MB groß werden.
  • Einfacher Einladungsversand an Freunde, Kollegen und externe Kooperationspartner zur Lektüre oder zum Download ("Leser"-Rechte) oder Überarbeitung ("Mitbearbeiter"-Rechte): Um ein Dokument freizugeben, setzen Sie ein Häkchen vor dem betreffenden Eintrag in der Übersichtsliste und klicken dann auf die Schaltfläche "Zusammenarbeit". Daraufhin öffnet sich eine Dialogbox, in der Sie nur noch die E-Mailadressen des oder der Kooperationspartner einzutragen brauchen. Falls Sie mit "Google Mail" arbeiten, können Sie die Kontaktinformationen per Mausklick ganz bequem aus dessen Adressbuch wählen. Die Benachrichtigungs-Mails enthalten einen Link, über den die Adressaten direkt auf das Dokument zugreifen. Ein eigenes Google-Konto benötigt der / die Eingeladene nur dann, wenn er oder sie ein freigegebenes Dokument eigenhändig bearbeiten will.
  • Bearbeitung per WYSIWYG-Editor: Verglichen mit Word, Excel & Co. ist dessen Funktionsumfang zwar begrenzt. Da viele Anwender jedoch ohnehin nur einen Bruchteil der Möglichkeiten moderner Offfice-Programme ausschöpfen, fällt das in den meisten Fällen nicht ins Gewicht. Besonders wichtig für die Teamarbeit: Ob es sich um einen Windows-, Linux- und Mac-Rechner handelt, spielt überhaupt keine Rolle! Das Lesen, Speichern, Kommentieren, Bearbeiten und Drucken ist auf jedem internetfähigen Computer möglich.
  • Praktische Versionsverwaltung: Die Gefahr von Datenverlusten ist im Google-Office erfreulich gering: Jede Eingabe wird automatisch gespeichert. Gleichzeitig bleiben sämtliche (!) Vorversionen auf dem Server erhalten, von wo aus die falls erforderlich gezielt wiederhergestellt werden können.
  • Ein integriertes Chat-Fenster unterstützt das zeitgleiche gemeinsame Bearbeiten von Tabellen und Präsentationen, wenn einmal keine parallele Audioverbindung besteht.
  • Export-Vielfalt: Fertige Texte, Tabellen und Präsentationen lassen sich bei Bedarf im gerade benötigten Format auf der Festplatte speichern. Auch der PDF-Export wird mittlerweile unterstützt. Wer will, kann seine Google-Dokumente außerdem öffentlich verlinken oder deren Inhalte in Weblogs übernehmen.

Dass der Suchmaschinenbetreiber eine leistungsfähige Volltextsuche über sämtliche Dateiinhalte bereitstellt, versteht sich schließlich von selbst.

Verwirrende Fenster-Vielfalt

Die Verwaltungsfunktionen des Google-Büros sind ein wenig gewöhnungsbedürftig. Das liegt weniger an den - durchaus erträglichen - Verzögerungen bei Eingaben und Funktionsaufrufen. Verwirrend sind anfangs vielmehr die zahlreichen Fenster, die beim Anlegen und Bearbeiten geöffnet und beim Speichern wieder geschlossen werden. Ansonsten erschließt sich die Handhabung der Bedieneroberfläche recht schnell. Und obwohl sich der Service noch in der Beta-Testphase befindet, arbeitet er bereits sehr zuverlässig und reagiert durchweg erwartungsgemäß.

Wichtig: Die Entwicklungsarbeiten am Google-Büro sind längst noch nicht abgeschlossen. Ständig kommen zusätzliche Leistungsmerkmale hinzu. Besonders praktisch für die Zusammenarbeit innerhalb von Teams ist zum Beispiel die neuerdings mögliche Formular-Erstellung, mit deren Hilfe sich zum Beispiel im Handumdrehen Umfragen und Abstimmungen durchführen lassen:

In einem sogenannten Live-Formular können Sie später jederzeit erkennen, wer mit welchen Präferenzen abgestimmt hat.

Familiäres Umfeld

Da sich Googles Text & Tabellen mehr oder weniger nahtlos in die übrigen Online-Dienste des Suchmaschinen-Marktführers einfügt, lassen sich auch noch zahlreiche andere Gemeinschaftsprobleme lösen:

  • Projektgruppen, Familien, Freunde und Vereine behalten mithilfe des Google Kalenders den Überblick über freie (Arbeits-)Zeiten. Mehr noch: Mittels "freigegebener Kalender" lässt sich auch der Zugriff auf gemeinsam genutzte Ressourcen in friedliche Bahnen lenken - denken Sie nur an die Belegung von Seminar- und Besprechungsräumen in Bürogemeinschaften, an die Verfügbarkeit von Firmenfahrzeugen oder anderen technischen Geräte und Organisationshilfen wie dem Beamer oder Moderationskoffer.
  • In den Google Gruppen können asynchrone (Foren-)Diskussionen geführt, Newsletter verschickt, Dateien hoch- und runtergeladen und HTML-Seiten erstellt werden.
  • Ganz neu sind die - bislang nur in englischer Sprache verfügbaren - Google Sites: In bekannt einfacher Wiki-Manier erstellen Sie damit komplette Arbeits- und Lernumgebungen für Projektgruppen, ohne dass dafür ein eigener Intranet-Server erforderlich wäre. Fertige Vorlagen sorgen dafür, dass die erforderlichen Verwaltungs- und Einrichtungsarbeiten minimal sind.

Fazit

Das Google-Büro ist mehr als bloß ein Notnagel, wenn gerade mal keine "richtige" Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation vorhanden ist. Vor allem die universell einsetzbaren Tabellen eignen sich hervorragend für die Team-Kooperation. Der Praxisnutzen ist hoch, die Einsatzmöglichkeiten vielfältig. Ein Versuch lohnt sich allemal.

Verfasst von Robert Chromow am 06.03.2008 10:27
http://www.gruendungszuschuss.de/?id=163&showblog=2482

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