Sinnvoll für Selbständige

Führen Sie ein Fahrtenbuch

Für Selbständige kann sich das Führen eines Fahrtenbuches schnell auszahlen:

  • Selbst wenn Sie keinen Firmenwagen oder nicht einmal ein eigenes Auto besitzen, können Sie für alle betrieblich bedingten Autofahrten eine Kilometerpauschale in Höhe von 30 Cent geltend machen. Das kann sich ganz schön summieren. Ein Fahrtenbuch brauchen Sie dazu nicht vorzulegen. Trotzdem sollten Sie der unten vorgeschlagenen Vorgehensweise folgen, um keine Fahrten zu vergessen.
  • Wenn Sie Ihr Auto zu mehr als 50 Prozent betrieblich nutzen, berechnet sich Ihr Privatanteil nach der für Sie in der Regel günstigen Ein-Prozent-Regel. Die überwiegende betriebliche Nutzung müssen Sie aber erst einmal glaubhaft machen. Dabei kann ein – zumindest über einige Monate geführtes – Fahrtenbuch eine große Hilfe sein.
  • Wenn Sie Ihr Auto fast ausschließlich betrieblich nutzen, können Sie mittels Fahrtenbuch zudem einen geringeren tatsächlichen Privatanteil nachweisen, als sich nach der Ein-Prozent-Regel ergeben würde – und somit bis zu 100 Prozent der Fahrzeugkosten absetzen.

So viel können Sie sparen: Beim Vergleich der steuerlichen Alternativen hilft Ihnen unser Firmenwagenrechner.

Handschriftlich führen – mit Excel auswerten

Bei der Verwendung eines Fahrtenbuches müssen nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert sein. Wenn Sie ein entsprechendes Computerprogramm kaufen, so müssen Sie darauf achten, dass nachträgliche Manipulationen technisch nicht möglich Der Hersteller sollte eine "Konformitätserklärung" abgeben, die Sie dem Finanzamt zusammen mit dem Fahrtenbuch vorlegen können. Ganz auf ein handschriftliches Fahrtenbuch können Sie in der Praxis aber wohl nur verzichten, wenn Sie über ein Navigationssystem mit entsprechender Funktionalität verfügen oder Ihre Fahrten direkt in einen PDA eingeben.

Eine bequeme Lösung bietet die folgende Vorgehensweise: Kaufen Sie im Schreibwarenhandel für wenige Euro ein Fahrtenbuch und füllen Sie dieses bei jeder betrieblich bedingten Fahrt aus. Anzugeben sind Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende der Reise, Reiseziel und –route, Reisezweck und aufgesuchter Gesprächspartner. (Bei privater Nutzung genügt ein Eintrag der Kilometerstände zu Beginn und Ende, für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ein kurzer Vermerk mit der Anzahl der gefahrenen Kilometer.) Anschließend werten Sie Ihre Eingaben mit unserer Reisekostentabelle aus. Dabei ermitteln Sie gleich noch die absetzbaren Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen. Dem Finanzamt müssen Sie dann allerdings auch das handschriftlich geführte Fahrtenbuch vorlegen.

Erleichterungen für bestimmte Berufsgruppen

Für bestimmte Berufsgruppen, die häufig und lange unterwegs sind oder einer Verschwiegenheitspflicht unterliegen, gibt es Erleichterungen in Bezug auf die Aufzeichnungspflichten:

  • Handelsvertreter, Kundendienstmonteure und ähnliche Berufsgruppen mit täglich wechselnder Auswärtstätigkeit müssen lediglich angeben, welche Kunden Sie an welchen Orten besuchen. Nur wenn die direkte Entfernung deutlich von der abgerechneten Entfernung abweicht, muss auch die Stationen der Reiseroute angegeben werden.
  • Ärzte, Anwälte und Steuerberater können als Reisezweck auch nur Patienten- bzw. Mandantenbesuch angeben, um die Vertraulichkeit sicherzustellen. Sie müssen dann jedoch ein zusätzliches Verzeichnis führen mit Name und Adresse der besuchten Personen.