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Buchhaltungstipp: Denken Sie an die Aufbewahrungspflichten


(gruendungszuschuss.de) Steuer erledigt – und weg mit dem Papierkram? Ein befreiender Gedanke, aber in Deutschland gilt die Aufbewahrungspflicht, die dafür sorgt, dass Sie bestimmte geschäftliche Unterlagen geordnet aufheben und bei einer Betriebsprüfung unter Umständen vorweisen müssen. Um folgende Unterlagen geht es:

  • Belege, Buchungsunterlagen, Jahresabschlüsse etc. müssen Sie zehn Jahre lang aufbewahren. Das entspricht weitgehend den Unterlagen, die Sie dem Steuerberater übergeben müssen und von ihm zurückerhalten. Gerechnet wird immer ab dem Jahresende: Die Belege des Jahres 2011 müssen Sie also bis Ende 2021 aufbewahren. In einigen Berufen gelten sogar deutlich längere Aufbewahrungspflichten, zum Beispiel für die Baupläne eines Architekten oder die Krankenakten eines Arztes.
  • Für empfangene und versendete Geschäftsbriefe gilt eine Aufbewahrungsdauer von sechs Jahren. Dazu zählen Aufträge, Kopien von Auftragsbestätigungen, Lieferscheine usw., kurzum alle Unterlagen, die nötig sind, um einen Geschäftsvorfall zu dokumentieren, darunter auch E-Mails. Auch die Arbeitsverträge und Lohnunterlagen sowie Beschlüsse der Geschäftsleitung, Betriebsvereinbarungen usw. zählen zu den Geschäftsunterlagen, die sechs Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Bedenken Sie bei der Archivierung von Thermopapier (zum Beispiel Faxe, Kassenzettel), dass deren Lebensdauer möglicherweise weniger als zehn Jahre beträgt. Erstellen Sie am besten gleich beim ersten Ablegen solcher Dokumente eine Kopie, und heften Sie sie zusammen mit dem Original ab.

In Hinblick auf die lange Aufbewahrungsdauer ist außerdem eine gut nachvollziehbare Gliederung und Kommentierung der Unterlagen sowie eine deutlich lesbare und eindeutige Beschriftung der Ordner hilfreich. Behalten Sie ein einmal eingeführtes Ablagesystem möglichst bei, dann werden Sie sich auch noch nach Jahren in Ihren Unterlagen zurechtfinden.

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Verfasst von gruendungszuschuss.de-Redaktion am 05.03.2012 11:20
http://www.gruendungszuschuss.de/?id=128&showblog=3186

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