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Endlich: Ab Juli 2011 ausgestellte PDF-Rechnungen werden auch ohne digitale Signatur anerkannt – Einsparmöglichkeiten für Selbständige


Manche Medien hatten es voreilig schon vor Monaten verkündet, tatsächlich ist das entsprechende Gesetz nach einem Einspruch des Bundesrats erst jetzt in Kraft getreten, rückwirkend für alle ab 01.07.2011 gestellten Rechnungen: Per E-Mail versandte oder als PDF zum Download bereitgestellte Rechnungen werden auch ohne digitale Signatur zum Vorsteuerabzug anerkannt. Das ist eine große Erleichterung gerade für kleine Unternehmen. Es gelten aber auch künftig erweiterte Aufbewahrungspflichten, die Sie unbedingt kennen und beachten sollten.

Was gilt für Rechnungen, die bis zum Juni 2011 ausgestellt wurden?

Was viele nicht wissen: Bisher waren elektronische Rechnungen ohne eine qualifizierte digitale Signatur und sogar die meisten per Fax gesendeten Rechnungen ungültig und berechtigten nicht zum Abzug der in der Rechnung enthaltenen Vorsteuer. Bei einer Steuerprüfung konnte es so potentiell zu Nachzahlungen bei der Umsatzsteuer kommen. Diese Gefahr besteht übrigens weiterhin, denn die im folgenden beschriebenen Erleichterungen gelten nur für ab dem Juli 2011 ausgestellte Rechnungen. Fordern Sie deshalb bei älteren Rechnungen, insbesondere wenn es um höhere Beträge geht, eine Papierrechnung oder PDF-Rechnung mit Signatur nach.

Elektronische Rechnungen mit Signatur konnten sich nicht wirklich durchsetzen, obwohl sie als besonders sicher gelten. Das liegt nicht nur an dem hohen Aufwand für den Rechnungsersteller, sondern vor allem daran, dass die Rechnungsempfänger für alle Rechnungen bis Juni 2011 verpflichtet waren und sind, die Signatur bei Erhalt zu prüfen und diese Prüfung auch zu dokumentieren. Prüfprotokoll, Rechnungs- und Signaturdatei müssen in einem elektronischen Archiv in nachträglich unveränderbarer Form aufbewahrt werden und dieses muss zehn volle Kalenderjahre nach Rechnungserhalt dem Prüfer zur Verfügung stehen. Der Ausdruck der PDF-Rechnung auf Papier reicht keineswegs.

Damit dürfte ein großer Teil der PDF-Rechnungen, die Sie bisher abgeheftet haben, ungültig sein. Das gilt aber auch für fast alle Fax-Rechnungen: Diese wurden bisher nur anerkannt, wenn sie von einem reinen Faxgerät auf ein reines Faxgerät gesendet wurden. War an dem Versand ein Faxserver, ein Computerfax oder eine Drucker-Fax-Kombination beteiligt, handelt es sich aus der Perspektive des Finanzamts um Ausdrucke. Diese galten als manipulierbar.

Deshalb haben wir bisher dazu geraten, größere und regelmäßige Rechnungen unbedingt im Original zusenden zu lassen. Diese Empfehlung gilt auch weiterhin für alle Rechnungen, die bis zur Jahresmitte ausgestellt wurden.


Was gilt für Rechnungen, die ab Juli 2011 ausgestellt wurden?

Bei Rechnungen, die ab dem 1. Juli 2011 eingehen, wird das Finanzamt künftig deutlich großzügiger sein. Sie können sich Ihre Telefon- und Hostingrechnungen künftig also guten Gewissens als PDF zusenden lassen. Oft lassen sich dadurch pro Rechnung ein bis zwei Euro sparen. Stellen Sie den Rechnungsversand also ruhig um.

Das Ausdrucken und Abheften der Rechnungen hinter dem Kontoauszug in Ihrer Buchhaltung genügt aber auch künftig   n i c h t.   Das Bundesfinanzministerium schreibt hierzu: „Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen, sind elektronische Rechnungen zwingend elektronisch während der Dauer der Aufbewahrungsfrist auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen mehr zulässt. Hierzu gehören insbesondere nur einmal beschreibbare CDs und DVDs. Eine Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung (nur) als Papierausdruck ist in diesen Fällen nicht zulässig.“ Wir raten deshalb dazu, alle E-Mails mit Rechnungsanhängen sowie alle heruntergeladenen PDFs gleich nach dem Ausdrucken in ein entsprechendes Backup-Verzeichnis zu verschieben und dieses Verzeichnis am Jahresende auf eine CD oder DVD zu brennen. Wenn Sie das noch nicht getan haben, sollten Sie dies auch für die zurückligenden Jahre nachholen.

Neben der Aufbewahrung sind Sie auch zur Prüfung der elektronischen Rechnungen verpflichtet: "Verwendet der Unternehmer keine qualifizierte digitale Signatur oder das EDI-Verfahren, ist durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Wie das geschehen soll, legt der Unternehmer selbst fest." Das Bundesfinanzministerium erklärt weiter, dass dies "in der einfachsten Form, z.B. durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein geschehen" kann. Einen solchen Abgleich wird jeder Leistungsempfänger aber ohnehin aus Eigeninteresse heraus vornehmen, so dass hier kein zusätzlicher Aufwand entstehen sollte. Ihre Prüfung müssen Sie – anders als bisher bei der digitalen Signatur – nicht dokumentieren.

Achten Sie darauf, dass Sie alle in Rechnung gestellten Leistungen auch tatsächlich in vollem Umfang erhalten haben und dass alle Pflichtangaben (zum Beispiel Ihre korrekte Firmenbezeichnung) enthalten sind. Sie müssen darüber hinaus sicherstellen, dass die Rechnung

  • echt ist, also dass die Identität des Rechnungssteller korrekt ist (wenn Sie also Zweifel haben, ob alles mit rechten Dingen zugeht, haften Sie für die Korrektheit),
  • die Rechnung unversehrt ist, sie also auf dem (elektronischen) Übermittlungsweg nicht manipuliert wurde (dies ist recht vage gehalten, vermutlich um später bei Bedarf den Einsatz neuer, dann verbreiteter technischer Verfahren verlangen zu können, die eine Unversehrtheit sicherstellen)
  • sie lesbar ist, also im Fall einer Prüfung für das Auge des Finanzbeamten sichtbar gemacht werden kann. Das bedeutet ganz konkret, dass Sie nicht nur die Daten an sich zehn Jahre aufbewahren müssen, sondern auch die Programme, um die Daten anzuzeigen.



Nutzen Sie die Einsparmöglichkeiten!

Erhebliche Einsparmöglichkeiten bestehen vor allem bei Ihrem eigenen Rechnungsversand: Künftig können Sie sich das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden der Rechnungen sparen. Es geht hier nicht nur um das Porto, sondern auch um Büromaterial, den Gang zum Briefkasten usw. Aktuelle Versionen von Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word bieten die Möglichkeit, mit einem Klick auf „Senden PDF E-Mail-Anlage“ aus der Word-Rechnung ein PDF zu machen und dies an eine E-Mail anzuhängen. Vergessen Sie nicht, die Rechnung zusätzlich für Ihre eigene Buchhaltung auszudrucken.

Bei bereits bekannten Kunden sollten Sie den Rechnungsversand auf jeden Fall umstellen. Wenn Sie viele Neu- oder Einmalkunden haben, kann der Postversand trotzdem sinnvoll sein, weil Sie damit automatisch auch die Adresse des Kunden überprüfen. Sofern ein Brief nicht mit „unbekannt“ zurückkommt, können Sie in der Regel davon ausgehen, dass der Kunde tatsächlich unter dieser Adresse sesshaft ist.

Selbständige und Unternehmen, die selbst umsatzsteuerpflichtig sind, müssen dem Versand elektronischer Rechnungen zustimmen bzw. können ihm widersprechen. Für die Praxis bedeutet das: Stellen Sie den Versand auf PDF-Rechnungen um, senden Sie aber auf Anforderung zügig eine Papierrechnung zu und vermerken Sie sich an geeigneter Stelle, dass der Kunde dies auch in Zukunft so wünscht. Privatpersonen können Papierrechnungen nur dann verlangen, wenn es um eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück geht.

Es ist noch nicht einmal mehr zwingend ein Rechnungs-PDF nötig, das sie per Mail versenden oder zum Download anbieten. Wenn eine E-Mail mit „Rechnung“ überschrieben ist und alle Pflichtangaben enthält, wird auch diese ab 1.7.2011 als gültige Rechnung anerkannt. Auch eine Bilddatei mit einem Foto der Rechnung ist aus Sicht der Finanzverwaltung zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. Und auch der Versand per DE-Mail oder per E-Postbrief ist explizit erlaubt.

Die Neuregelung erfolgte im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 (Artikel 5). Ob wir sie auch ohne Druck aus Brüssel erhalten hätten? Die Regierung setzt damit nämlich lediglich die EU-Richtlinie 2006/112/EG um, die alle Mitgliedsländer bis Ende 2012 in nationales Recht übertragen müssen. Einen Frage- und Antwort-Katalog des Bundesfinanzministeriums zur Neuregelung finden Sie hier.

Viele weitere Tipps und Tricks zum Thema Buchhaltung und Steuern erhalten Sie in unserem Seminar: "Vom Schuhkarton zum System: Wie Sie Ihre Buchhaltung richtig vorbereiten.“

Im Oktober und November sind in München, Hamburg, Bonn und Oldenburg noch Plätze frei. Hier geht‘s zur Anmeldung.

Verfasst von Andreas Lutz am 20.10.2011 10:42
http://www.gruendungszuschuss.de/?id=128&showblog=3100

Kommentare

Wenn ich die Archivierungspflicht richtig interpretiere, brauche ich demnächst (oder schon immer) als Selbständiger folgende Ausrüstung:
- Einen zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung (oder früher) aktuellen Rechner, um ein zum Rechnungszeitpunkt für das Lesen der Rechnung verwendbares Programm zu betreiben, falls der Programmanbieter die Rückwärtskompatibilität nicht gewährleistet und der Hersteller des Betriebssystems das dann veraltete Programm nicht mehr unterstützt, und neuere Rechner das alte Betriebssystem nicht mehr unterstützen,
- eine Stromversorgungseinheit, falls innerhalb der nächsten 10 Jahre ein Standard umgesetzt wird, der den alten Rechner nicht mehr unterstützt,
- einen Standort, an dem ich innerhalb der nächsten 10 Jahre zuverlässig diese Stromversorgungseinheit betrieben darf,
- einen Vorrat an Betriebsstoff für die Stromversorgungseinheit, falls sich zwischenzeitlich wesentliche Änderungen an der Zusammensetzung der verfügbaren Betriebsstoffe ergeben, zudem ggf. Einrichtungen zur Erhaltung der Zusammensetzung des Betriebsstoffes (Kühlhaus etc.),
- ein schnelles Verkehrsmittel, um den externen Standort innerhalb ggf. vom Steuerprüfer gesetzter Fristen erreichen zu können, derzeit idealerweise ein Hubschrauber,
- ein "klein wenig" Kleingeld, um den Archivierungspflichten in der beschriebenen Art nachkommen zu können.
Wenn am Ende der eine oder andere auf die Idee kommen sollte, daß es wohl doch weniger belastend sei, den Steuerprüfer bei seiner Ankunft einfach zu erschlagen und im Garten zu verscharren, muß man sich nicht unbedingt wundern ;-)
Zumal es schon vorkam, daß die pflichtgemäße Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (oder anderer Vorgänge) per Elsterformular zeitweise unmöglich war, da das aktuelle Elster-Programm auf einem aktuellen Windows-Rechner nicht lauffähig war und ein Elster-Update nicht vorhanden war. Somit war die fristgemäße Abgabe der Voranledung schlichtweg unmöglich, bis das nächste Elster-Update herauskam. Es sei denn, man findet die (veraltete, unsichere und damit vermutlich für die Abgabe der Steuererklärung unzulässige) beim früheren Windows-Update archivierte DLL-Datei, auf die Elster angewiesen war und die seitdem nicht mehr von Windows zur Verfügung gestellt wurde. Die Suche nach dieser Lösung kostete wohl i.d.R. hunderte Euro für einen Selbständigen, der sic nicht perfekt mit Rechnerfragen auskennt.
Aber gut, daß wenigstens die Selbständigen unter Androhung finanzieller Einbußen perfekt funktionieren müssen, wenn es schon die Werkzeuge des Finanzamts nicht tun...

Verfasst von Stephan am 20.10.2011 12:50

Antwort:

Vielen Dank für den amüsanten Beitrag. Ihre Schilderung stellt ja schon eine Verbesserung dar, den Stand nach der Einführung des Steuervereinfachungsgesetzes 2011... :)

Im Ernst: Die Steuerverwaltung hat - wenn auch auf Druck der EU - einen großen Schritt aus dem Wolkenkuckungsheim heraus auf die Realität zu gemacht.

Die bisherige Prüfung von digitalen Signaturen, die Erstellung und Archivierung des Prüfberichts usw. war für kleine Unternehmen unzumutbar.

Beste Grüße Andreas Lutz, gruendungszuschuss.de

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