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Sepa - 2. Teil: Was ändert sich bei Einzugsermächtigungen und Lastschriften?


In der letzten Ausgabe unseres Newsletters haben Sie erfahren, was SEPA ist, welche Änderungen es für uns alle bringt und wie Sie sich und Ihre Firma auf die Umstellung vorbereiten können. Im zweiten Teil nehmen wir das Thema Lastschriften unter die Lupe. Egal ob Sie "nur" per Bankeinzug bezahlen oder selbst Lastschriften einziehen, Sie werden mit Sicherheit einiges Neues erfahren.

Durch die SEPA-Umstellung ändert sich nämlich das komplette Lastschrift-Verfahren. Künftig müssen Lastschriften zum Beispiel zu einem bestimmten Termin abgebucht werden, über den der Zahlungspflichtige vorab zu informieren ist. Das klingt simpel, macht aber umfassende organisatorische Änderungen nötig und wirft viele Detailfragen auf.

Kennen Sie den Unterschied zwischen Einzugsermächtigung und Abbuchung?
Für viele ist das ein und dasselbe. Doch während Sie bei einer Einzugsermächtigung den Betrag von der Bank auch Wochen nach der Belastung noch zurückbuchen lassen können ist eine Abbuchung so verbindlich, als hätten Sie das Geld selbst überwiesen - und damit für den Zahlungsempfänger natürlich wesentlich sicherer.

Darf ich Abbuchungen auch zurückholen, wenn ich die Leistung in Anspruch genommen habe?
* Die Banken lassen das zu. Manche planen sogar, dass Rückbuchungen online mit einem einzigen Mausklick veranlasst werden können.
* Trotzdem schulden Sie dem Lieferanten das Geld für die Flugbuchung oder den Druckauftrag. Der Verkäufer wird Sie anmahnen und ggf. rechtlich belangen, wenn Sie eine Lastschrift platzen lassen. Und er wird Ihnen das bequeme Bezahlen per Einzug künftig dann wohl nicht mehr anbieten.

Wie heißen Einzugsermächtigung und Abbuchung künftig?
* Aus der Einzugsermächtigung wird die SEPA-Basis-Lastschrift. Bei ihr haben Sie acht Wochen Zeit, Rückbuchungen vorzunehmen. Falls eine Lastschriftermächtigung nicht erteilt oder zum Abbuchungszeitpunkt bereits gekündigt wurde und lag somit Ihre Zustimmung nicht vor, können Sie sogar 13 Monate lang eine Rückerstattung verlangen.
* Die "Abbuchung" heißt künftig SEPA-Firmen-Lastschrift. Wie der Name sagt, ist sie nur bei Firmenkunden möglich, nicht bei Privatpersonen.
* Statt von einer Ermächtigung spricht man künftig von einem Lastschriftmandat.
* Wenn man vor der Umstellung Einzugsermächtigungen einholt, die zugleich SEPA-Lastschriftmandat sind, spricht man auch von einem Kombimandat.
* Die Banken stellen eine Vielzahl von Muster-Mandatstexten zur Verfügung.

Müssen SEPA-Lastschriftmandate neu eingeholt werden?
* Häufig ist in diesem Zusammenhang zu lesen: "Vorhandene Einzugsermächtigungs- und Abbuchungslastschriften sind ab Februar 2014 ungültig." Das stimmt so jedoch nur für Firmen-Lastschriftmandate. Durch eine Änderung der Kundenbedingungen im Juli 2012 haben die deutschen Banken und Sparkassen das erneute Einholen im Bereich der Basis-Lastschriften überflüssig gemacht.
* Bei vorhandenen Einzugsermächtigungen genügt ein Informationsschreiben an die Kunden. In diesem müssen der Zeitpunkt des Wechsels auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren (Zeitpunkt der ersten Abbuchung) sowie Gläubigeridentifikationsnummer und Mandatsreferenz angegeben werden (vgl. unten).

Werden Online-Lastschriften weiterhin akzeptiert?
* Unter den Banken herrscht noch Uneinigkeit, ob Lastschriftmandate nach der SEPA-Umstellung noch online angenommen werden dürfen. Einige deutsche Banken haben die SEPA-Anforderungen bislang besonders strikt ausgelegt und halten eine schriftliche Erklärung des Kunden (per Post mit Originalunterschrift) für notwendig.
* Das würde einen hohen Mehraufwand für Kunden und Shopbetreiber bedeuten. Viele Online-Händler würden die Lastschrift dann als Bezahlverfahren in ihren Webshops abschaffen.
* Der deutsche Gesetzgeber hat die Bankenwirtschaft aufgefordert, weiterhin Lastschriften beim E-Commerce zu ermöglichen. Bundesbank und Bundesfinanzministerium drängen darauf, Online-Mandate in der bisherigen Form auch zukünftig zu akzeptieren.

Was ist die Gläubiger-ID und woher bekomme ich sie als Lieferant?
* Die Gläubiger-ID (auch "Creditor-ID") wird von der Bundesbank vergeben.
* Man beantragt sie hier.
* Sie besteht aus 18 Stellen und ist wie folgt aufgebaut: DE 02 ZZZ 01234567890
* Auf Ländercode und Prüfziffer (je zwei Stellen) folgt eine dreistellige Geschäftsbereichskennung (ZZZ), die man als Zahlungsempfänger selbst durch eigene alphanumerische Kürzel ersetzen kann.
* Darauf folgt das "nationale Identifikationsmerkmal", also die eigentliche elfstellige Gläubiger-Nummer.

Was ist die Mandatsreferenz?
* Diese kundenspezifische Referenz (max. 35 Stellen) legen Sie selbst fest. Nutzen Sie dazu die Kunden- oder Mitgliedsnummer.
* Jedes SEPA-Lastschriftmandat muss eine solche eindeutige Mandatsreferenz enthalten, die dann bei allen SEPA-Lastschriften anzugeben ist.
* In Verbindung mit der Gläubiger-ID ermöglicht die Mandatsreferenz die eindeutige Identifikation und Rückverfolgung der Lastschrift.

Was muss ich noch tun, bevor ich eine Lastschrift ziehen kann?
* Sie müsen wie bisher schon zunächst eine Inkassovereinbarung mit Ihrer Hausbank schließen.
* Diese nimmt eine Kreditprüfung vor. Letztlich ist das Einziehen von Lastschriften wie ein Bankkredit, denn die Berechtigung, Einzüge vorzunehmen, wird von der Bank nicht im Einzelfall überprüft.
* Der Betrag wird sofort gutgeschrieben, im Falle eines Missbrauchs könnte es aber zu massenhaften Rückforderungen kommen, während das eingezogene Geld längst ausgegeben ist.
* Dafür steht letztlich die Bank gerade, weil Sie dem Zahlungsempfänger vertraut hat.

Wie lange sind Lastschriftmandate gültig? Wie lange muss ich als Zahlungsempfänger sie mindestens aufbewahren?
* Sofern die Mandate nicht ohnehin nur für eine einzelne Zahlung erteilt werden, kann man sie wie bisher jederzeit gegenüber dem Lieferanten kündigen.
* Neu ist, dass sie ihre Gültigkeit verlieren, wenn 36 Monate, also drei Jahre lang, keine Lastschrift vorgenommen wurde.
* Mandate müssen über den letzten Einzug hinaus mindestens 14 Monate lang aufbewahrt werden, für den Fall dass Zahlungspflichtige deren Existenz in Zweifel ziehen und die Zahlstelle (Bank) deren Vorlage verlangt.

Ich habe die Lastschriften bisher mit einer DTAUS-Datei übergeben, was ändert sich?
* Da das Dateiformat aufgrund zusätzlicher Felder ohnehin umgestellt werden muss, wechselt man bei dieser Gelgenheit vom CSV- zum XML-Format.
* Der Verwendungszweck darf künftig maximal so lang sein wie eine SMS: 140 Zeichen stehen zur Verfügung, Umlaute und "ß" dürfen nicht verwendet werden
* Innerhalb einer Sammellastschrift-Datei dürfen Basis- und Firmenlastschriften nicht gemischt werden. Alle Lastschriften müssen zudem auf den gleichen Fälligkeitstermin lauten.

Wie kann man sicherstellen, dass die Abbuchung zu einem vorher festgelegten Fälligkeitstermin erfolgt?
* Zahlungspflichtige können sich künftig besser auf Kontobelastungen einstellen. Das ist für sie ein erheblicher Vorteil.
* Bisher war der genaue Zeitpunkt nicht vorgeschrieben. Als Lieferant konnte man die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt aufgelaufenen Lastschriften einfach einreichen und sie wurden sofort dem Konto gutgeschrieben.
* Je nach Banklaufzeit wurden sie dem Kunden noch am gleichen Tag oder an einem Folgetag belastet.
* Für gescheiterte Lastschriften (zum Beispiel mangels Kontodeckung, wegen falscher Bankverbindung etc.) kam es mit einigen Tagen Verzögerung zu Rücklastschriften, das heißt, der gutgeschriebene Betrag wurde rückbelastet, zuzüglich Bankgebühren in Höhe von typischerweise 6 Euro.
* Damit die Lastschrift künftig zu einem bestimmten Termin belastet werden kann, muss der Zahlungsempfänger sie je nach Lastschrifttyp (Basis- versus Firmenlastschrift, Erst-/Einmallastschrift versus wiederkehrende Lastschriften) bis zu fünf Werktage vor dem Fälligkeitstermin einreichen, analog zu einer Terminüberweisung.
* Problem in der Praxis: Wenn der Kunde kurzfristig mitteilt, dass sich seine Kontoverbindung geändert hat, haben Sie oft keine Möglichkeit mehr, die Lastschrift rückgängig zu machen bzw. ist dies mit erheblichem Aufwand verbunden (Stornierung der gesamten Sammellastschrift).
* Deshalb sollte man ein ausreichend großes Zeitfenster planen zwischen der Vorankündigung der Abbuchung (siehe dazu im Folgenden) und dem Einreichen der Lastschrift bei der Bank.

Was hat es mit der Vorankündigung ("Pre-Notification") auf sich?
* Der Zahlungsempfänger wird in der Inkassovereinbarung mit der Bank verpflichtet, den Zahlungspflichtigen vor einem geplanten Einzug zu informieren.
* Zahlungstermin und -betrag müssen dem Zahlungspflichtigen 14 Tage im Voraus schriftlich angekündigt werden. Außerdem muss die Vorankündigung Gläubiger-ID und Mandatsreferenz enthalten. Grundsätzlich können aber, zum Beispiel per AGB, auch kürzere Fristen vereinbart werden.
* Die Vorabinformation kann auch als Teil eines Vertrags oder einer Rechnung erfolgen. Sie kann sowohl einen als auch mehrere Einzüge ankündigen (zum Beispiel Zahlungsplan bei Ratenzahlungen, Vereinbarung monatlicher Mietzahlung).
* Sollte der Zahlungsempfänger die Vorabinformation nicht versenden, verstößt er gegen die Inkassovereinbarung und riskiert, dass es zu einer Rücklastschrift kommt. Die Gültigkeit des Mandats wird dadurch aber nicht berührt.
Ganz schön viele Änderungen ... Nehmen Sie dies zum Anlass, Rechnungsstellung, Buchführung und Büroorganisation sauber und arbeitssparend zu organisieren. Am besten geht das mithilfe der beiden folgenden preisgünstigen Tagesseminare. Besonderer Vorteil: Im Preis des Buchführungsseminars ist ein besonders nutzerfreundlichsten Buchhaltungs- und Onlinebankingprogramm enthalten!

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Verfasst von gruendungszuschuss.de-Redaktion am 29.08.2013 11:58
http://www.gruendungszuschuss.de/?id=128&showblog=3392

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